C’est connu, les organisateurs d’événements ont des horaires surchargés et doivent sans cesse exécuter une multitude de tâches en simultané. Que ce soit avant, pendant ou après un événement, la liste de choses à accomplir n’est jamais terminée, ce qui laisse peu de temps pour se tenir au courant des dernières tendances et stratégies en matière de création d’événements.

Pourtant, la gestion d’événements est l’un des secteurs des plus dynamiques qui soit et la capacité d’une agence événementielle de rester à l’affût des dernières tendances peut grandement l’aider à se distinguer de la compétition. Après tout, il n’est pas rare que des clients posent des questions sur les thèmes événementiels les plus populaires, les couleurs et les idées de décors en vogue, les nouveaux développements technologiques du moment et nous en passons… Les clients s’attendent à ce que nous répondions à ce type de questions promptement et en toute confiance.

Il est donc important pour une entreprise événementielle de bien former ses employés et de bien les outiller pour assurer le succès des projets de ses clients. Cet article a pour objectif de vous donner plusieurs idées sur comment encourager vos employés à rester au courant des derniers développements dans notre milieu.

Promouvoir une nouvelle routine matinale

Encouragez vos employés à se réserver un 15 à 30 minutes pour naviguer sur Internet à chaque matin afin de rechercher des sources incontournables, comme des blogues, des groupes de discussions, des magazines ou encore, pour visiter des sites web de d’autres « event planners ». Vos employés trouveront rapidement des incontournables qu’ils voudront visiter quotidiennement et déborderont d’idées et de créativité lors des rencontres de brainstorming. Le but de cet exercice demeure tout de même de découvrir une nouvelle source d’informations à chaque jour ! Pensez-y bien, ce 15 à 30 minutes serait mieux investit ainsi plutôt qu’avoir des conversations autres autour de la machine à café. Vous pourriez même leur permettre de le faire en groupe.

Vos employés ; vos formateurs !

Comme vos employés travaillent sur plusieurs événements annuellement, qui de mieux pour orchestrer des séances de formation visant à former leurs collègues en transmettant leurs compétences et leurs connaissances ?

Pour la formation continue à l’interne, il y a plusieurs manières de procéder. Vous pouvez donner des sujets spécifiques à vos employés sur lesquels vous souhaiteriez qu’ils développent des présentations intéressantes, ou encore, vous pouvez les laisser libres de vous surprendre !

Pour débuter, vous pourriez organiser ces formations une fois par mois, soit le dernier vendredi du mois, et préparer l’horaire des sujets à l’avance afin que chaque employé puisse y prendre part. En plus d’apprendre, ce concept permettra à vos employés d’être plus à l’aise lorsque viendra le temps de faire des présentations devant un plus large auditoire. L’aisance en présentation orale est un atout considérable pour les coordonnateurs et les coordonnatrices d’événements !

Utiliser vos déplacements en tant que séances de formation continue

De nos jours, il est facile de trouver des podcasts sur un large éventail de sujets et la planification d’événements n’en fait pas exception ! En tant qu’organisateur ou organisatrice d’événements, nous sommes régulièrement en déplacement, que ce soit pour se rendre au lieu de l’événement, pour rencontrer des fournisseurs ou pour assister à divers rendez-vous. Chaque déplacement est une occasion en or d’obtenir de précieux conseils des chefs de file de notre industrie.

Voici un lien pour vous lancer : https://travelersq.com/10-event-planning-podcasts-you-should-be-listening-to/

Mettre LinkedIn à profit

Trop de gens restreignent leur utilisation de LinkedIn à nouer des liens avec d’autres professionnels de l’industrie ou chercher de nouvelles opportunités d’emplois. C’est un bon début mais LinkedIn est aussi une mine d’informations en termes d’articles et de groupes de discussion à suivre ! Vous en doutez ? Joignez un de ces groupes pour commencer :

• Planificateurs d’événements BizBash
• Organisateurs d’événements et professionnels de l’industrie événementielle Potpourri
• Professionnels de la planification d’événements
• Event Managers
• Event Planning & Management Association
• Event Planning & Event Management
• Events & Hospitality Industry Network by Cvent
• Sales & Marketing Tips & Strategies for Event Planners, Meeting Planners & Event Managers
• Event Marketing Pros
• Successful Meetings

L’onglet Explorer d’Instagram

L’onglet Explorer d’Instagram permet aux utilisateurs de rechercher des termes et des mots-clics pour visionner le contenu partagé sur la plateforme ce même jour. Il permet également aux utilisateurs de voir des recherches faites par d’autres abonnés qui sont similaires aux leurs afin de rester à l’affût des publications populaires. Vous pouvez rechercher des termes tels que « eventtrends », « eventplanner », « eventsetup », etc. Lorsque vous avez trouvez un mot-clic vous donnant accès à du contenu intéressant, vous pouvez aussi suivre ce mot-clic afin de voir le nouveau contenu publié directement dans votre flux Instagram.  Vous pouvez aussi utiliser l’application pour suivre les pages des leaders de l’industrie afin de voir les idées qu’ils partagent. Pour débuter, visitez les pages suivantes :

• @david_stark_design
• @david_monn
• @jungleeny
• @storeyrobert
• @bizbash
• @eventcreative

Investir une demi-heure par jour pour effectuer diverses recherches et rester au courant des tendances de notre domaine est une excellente habitude à prendre et ce n’est PAS une perte de temps. Cet engament peut d’ailleurs faire la différence au niveau de la satisfaction de la clientèle et des employés.

Notre prochain article vous proposera quatre nouvelles manières de continuer à vous informer sur les nouveautés du domaine de l’événementiel.

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