La mutation de l’organisation événementielle

Depuis le début de leur existence, les événements ont prouvé leurs bienfaits pour leurs entreprises hôtes : augmentation des ventes, meilleure rétention du personnel et de la clientèle, amélioration de la cohésion et de la collaboration au sein d’une équipe de travail, développement de nouveaux partenariats d’affaires, etc.

De nos jours, les événements sont aussi de plus en plus recommandés pour leur puissance marketing. En effet, les organisateurs sont davantage impliqués pour leurs compétences et leur réflexion stratégique dans l’atteinte des objectifs d’affaires de leurs clients, en plus de continuer d’assurer la logistique globale et le bon déroulement des événements pour lesquels ils sont mandatés.

La commercialisation d’un événement est maintenant considérée comme un moyen de communication sophistiqué et la longévité d’un événement a été revisitée pour vivre avant, pendant et après la tenue de ce dernier.

Bref, l’événementiel a grandement évolué au courant des vingt dernières années durant lesquelles notre patron, Jean-Pierre Dubois, président d’OPC Événements, y a œuvré.

Afin de dresser un portrait comparatif de la situation actuelle versus celle du passé, nous avons décidé de l’interviewer à ce sujet.

Q : Selon toi Jean-Pierre, quel serait le plus grand changement dans le domaine de l’événementiel ?

R : Je répondrais définitivement : l’avènement de la technologie. À cause de cela, tout va beaucoup plus vite de nos jours. Les délais de production ont été revus à la baisse et, comparativement à il y a une vingtaine d’années, les mandats d’organisation d’événements se donnent plutôt à la « dernière minute ».

Par exemple, aujourd’hui, nous validons les programmes d’un événement avant leur impression sur des PDF digitalisés. S’il y a des modifications mineures à faire, elles peuvent se faire en moins d’une heure et on imprime !
Avant, on validait ce qu’on appelait « les bleus » en vieux termes d’imprimerie. Un représentant venait à nos bureaux pour nous présenter le programme, nous annotions nos corrections s’il y en avait, et nous perdions près d’une journée dans le processus.

Autre exemple : avant, nous utilisions beaucoup le télécopieur et le courrier, ce qui a vite été remplacé par l’envoi courriel et le texto.
Les clients s’attendent donc à des réponses et des résultats de plus en plus rapides.
L’amélioration des outils de travail les rend plus exigeants et il faut savoir livrer la marchandise !

Q : Quels nouveaux outils sont maintenant utilisés pour aider à l’organisation de chaque événement ?

R : Il y en a tellement !
On crée des échéanciers et on assure un suivi rigoureux avec des outils beaucoup plus performants de nos jours. Par exemple, chez nous, on utilise le logiciel FileMaker pour ces tâches. On travaille beaucoup moins « à la mitaine ».

Avant, les sondages de satisfaction se faisaient sur place, en direct de l’événement, et prenaient beaucoup de temps en ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons utiliser le site Survey Monkey pour mesurer le taux d’appréciation d’un événement et obtenir des rapports détaillés pour chaque question posée, sans qu’une personne n’ait à tout compiler elle-même.

Il y a plusieurs années, nous faisions beaucoup d’envois postaux de masse, aujourd’hui,
nous pouvons utiliser MailChimp pour envoyer des courriels de masse. Cet outil mesure aussi plusieurs statistiques pour nous, dont le taux d’ouverture, en plus d’être une solution beaucoup plus « verte ».

Maintenant, tout est mesurable. Chaque dollar investi en événementiel se doit de rapporter.
Les attentes des clients sont très hautes et il faut sans cesse innover pour livrer un bon « show ».

Q : Avec tous ces outils, crois-tu que n’importe qui pourrait dorénavant se proclamer organisateur d’événements ?

R : Pas du tout. Ça prend de l’expérience. Il faut une bonne tête et des nerfs d’acier. En événement, il peut toujours arriver des situations inattendues qu’il faut régler, et vite. Il faut vraiment des gens axés « solutions ». Ça nécessite une façon de réfléchir qui permet de prévoir des plans B, C, D, E, etc. Bref, tous les changements de scénarios possibles.

Ce n’est pas tout le monde qui est fait pour ça. Selon plusieurs études, c’est un des emplois les plus stressants qu’il existe. Avec l’expérience, on développe des trucs pour mieux gérer notre stress et celui du client. J’ai organisé pas loin de 1 000 événements dans ma vie. Je comprends les problématiques et je peux les solutionner. À la longue, on devient aussi beaucoup plus précis dans nos demandes. Avec l’expérience, on développe de meilleures relations avec différents fournisseurs, on sait comment travailler avec eux et notre pouvoir de négociation est plus fort.

Q : Comment imagines-tu le monde de l’événementiel dans une dizaine d’années ? Quels seraient, selon toi, les plus grands changements ?

R : Il y a 20 ans, nous avions des projecteurs avec des « gels » pour éclairer un gala. Nous disposions d’environ six couleurs. Maintenant, avec les DEL, nous pouvons proposer plus d’un millier de couleurs. Il n’y a pas de doute que les possibilités continueront de se multiplier au niveau de l’éclairage.

Pour les salons d’exposition, certaines technologies permettent de savoir qui est présent, ce que les participants et exposants offrent et demandent et où ils se trouvent exactement dans le salon. Par exemple, si un exposant a payé son kiosque plus cher, on peut lui donner plus de services, comme des alertes informatives sur des clients potentiels présents au salon par le biais de son téléphone intelligent. La géolocalisation est en plein essor dans le domaine et sera de plus en plus utilisée.

La réalité augmentée aussi, elle permet notamment de faire vivre différentes expériences et sensations fortes, sans avoir à changer le décor physique.

Au fil des dix prochaines années, il est certain que la technologie poursuivra son évolution.
En fait, je dirais qu’en événementiel, la technologie est déjà trop évoluée pour la demande.
La clientèle actuelle n’est pas autant au fait de la technologie que la relève peut l’être.
Cela évoluera lorsque la relève accédera à des postes plus élevés.

Q : Crois-tu qu’il sera de plus en plus difficile d’impressionner la clientèle ?

R : C’est certain que chaque nouvel événement est un défi. Maintenant, tout le monde a accès à l’Internet. Les clients s’inspirent de sites comme Pinterest et ont des demandes bien précises. Toutefois, la réalité budgétaire demeure souvent une considération limitative.
Notre travail, c’est donc d’être ultra créatif avec les moyens du bord. Il faut préparer quelque chose d’impressionnant pour le client, mais dans ses limites budgétaires.

C’est comme dans la vie, un conducteur peut se procurer une Ferrari, un autre doit se contenter d’une Yaris. Au final, les deux ont droit à un véhicule qui les amènera du point A au point B en toute sécurité !

Il faut sans cesse se renouveler, revoir les façons de faire. C’est un milieu de jeunes, d’énergie et de nouveauté. Je l’ai compris bien assez vite et je me suis entouré d’un groupe de jeunes allumés qui sont à l’affût des nouveautés. Ils ont l’énergie nécessaire et ils « poussent la machine », puisque c’est un travail extrêmement demandant.

Q : Si le monde des médias sociaux continue de se développer à cette vitesse, crois-tu que cela pourrait diminuer l’intérêt pour l’événementiel ?

R : Non, pas du tout. Par contre, cela pourrait faire évoluer la recette actuelle.

Il y a 20 ans, on disait déjà que les téléphones et l’Internet feraient diminuer considérablement les besoins en événementiel. Depuis, le nombre d’événements organisés chaque année est à la hausse.

On disait aussi que l’achat en ligne allait forcer la fermeture de plusieurs boutiques. La réalité est toute autre, ces changements provoquent une révision des façons de faire, ils permettent d’améliorer et de revisiter l’offre. Depuis l’avènement du magasinage en ligne, Simons continue d’ouvrir de nouveaux magasins. Les gens ont quand même besoin de sortir de chez eux pour essayer des vêtements et vivre une vraie expérience de magasinage.

Les cinémas devaient fermer leurs portes quand la télévision est apparue. Maintenant, on dit la même chose depuis la création de Netflix. Certains cinémas ont dû fermer leurs portes, mais ceux qui savent se réinventer fonctionnent toujours aussi bien. Le son y est meilleur qu’à la maison, l’écran beaucoup plus gros, l’expérience est supérieure. Maintenant, il y a même des jeux avant les bandes annonces auxquels on peut participer avec son téléphone intelligent, et qui peuvent nous faire gagner des points pour une éventuelle entrée gratuite.

Bref, le monde aura toujours besoin du contact humain, surtout en affaires. Les gens doivent se voir, se rencontrer et se parler. C’est impossible de conclure un accord sans s’être rencontré. Les plus grands de ce monde se rencontrent, et si le courant ne passe pas, il est difficile d’avoir un accord particulier sur un sujet donné.

La durée sur place de l’événement pourrait toutefois être revue à la baisse comme les gens sont plus à l’affût des dépenses reliées à tout ça. Des événements de trois jours pourraient ne durer qu’une journée et demie grâce à de nouveaux outils technologiques.

D’ailleurs, B2B/2GO, compagnie sœur d’OPC Événements, permet aux participants d’un événement de rentabiliser leurs déplacements. Avec cette plateforme, les participants savent qui sera présent à l’événement et peuvent s’envoyer des demandes de rencontres à l’avance. C’est donc possible pour eux d’arriver sur place avec cinq/six rendez-vous déjà organisés.

En conclusion, cet entretien renforce pour nous le fait que l’avenir réside dans la livraison d’un service attentionné et propre à chaque client, en misant sur l’importance de toujours offrir quelque chose de plus, de toujours renouveler la formule. L’événement a pour but ultime de jouer sur le côté émotionnel, sur l’importance de faire vivre une expérience marquante et sur la sphère sociale. Voilà d’ailleurs pourquoi ils ne se démoderont jamais !