L’industrie de l’événement s’est vue confronter à de nombreux changements au cours des 2 dernières années de pandémie, et en sort grandie de cette période difficile. Plusieurs aspects de l’événementiel ont été repensés, améliorés et optimisés de façon à créer des expériences qui s’adaptent à la fois aux circonstances et aux participants. Les chargé-es de projets, directeur-trices de production et équipes terrain ont maintenant une approche axée sur la résilience et la flexibilité pour créer un programme solide selon les stratégies établies et les besoins du client.

Voici les 5 leçons que nous avons tirées de notre expérience et comment elles nous permettent d’améliorer nos méthodes de travail et nos procédés événementiels, même dans un monde post-pandémique :

1. Le paysage événementiel a complètement changé et est en mutation

En 2020, l’industrie a pris un virage virtuel assez drastique, créant un énorme changement de paradigme. Ce qu’on était habitué de voir en événementiel n’était plus viable et ce qui devait maintenant être fait pour respecter les normes sanitaires nous semblait froid et durement réalisable. Tout était maintenant en ligne, créant un choc des perceptions de ce qui était du « être ensemble ».

Après plusieurs événements virtuels et une créativité exemplaire de nos équipes, l’hybride s’est présenté à nous et offrent le meilleur des deux mondes. Une option hyper intéressante pour le client qui veut réunir le plus possible tout en facilitant l’accessibilité aux participants. Ce nouveau modèle est devenu un incontournable lors de la réflexion d’un événement et offrent plusieurs bénéfices intéressants dont lesquels on ne voudrait plus se passer. Cela se transcrit en plus de choix pour le client et l’organisateur dans le format événementiel, une efficacité accrue dans la réalisation des objectifs stratégiques et une expérience encore plus personnalisée.

2. Le budget se doit d’être efficient

Nos équipes ont dû agir de façon beaucoup plus prudente et efficace si l’on compare aux années antérieures. Plus de flexibilité dans le modèle événementiel demande aussi plus de marge de manoeuvre dans le budget. Chaque dollar compte plus que jamais, et doit être assigné aux bons comptes de dépenses pour rendre l’événement viable, même si tout doit être changé pour s’adapter à une nouvelle réalité. Les investissements en technologie ont aussi été un aspect important à considérer pour créer un événement virtuel d’impact. Et c’est maintenant devenu la norme d’être technologiquement prêt et avant-gardiste pour surprendre les participants et s’assurer d’un engagement intéressant. Les outils technologiques permettront dans le futur d’impliquer le participant, de capturer son attention, d’assurer une livraison et une exécution événementielles prévues au quart de tour, tout en créant une vision globale d’un événement qui fait du sens dans son ensemble.

3. L’engagement est maintenant au centre de l’événement

L’important n’est plus d’avoir le plus de participants possible. Les événements virtuels nous ont appris à focuser sur capter l’attention des participants par des stratégies d’engagement digitales qui s’accommode aux attentes des participants virtuels et présentiels. L’événement doit se concentrer sur la personnalisation de l’expérience pour pouvoir créer des moments mémorables et surprenants pour le participant. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour garder le participant alerte et engagé, question d’éviter la fatigue de l’écran et la redondance de l’expérience webinaire : des concours, des quizz, des sondages interactifs en direct, des cercles de discussions,etc.  Les clients doivent mettre beaucoup plus d’effort et de budget dans l’engagement de son public cible pour attendre ses objectifs marketing et offrir le plus de stimulis possible pour garder le participant impliqué.

4. L’approvisionnement et le lien avec les fournisseurs prennent un tout autre virement

Même si le retour aux événements 100% présentiel est imminent et plus que souhaitable, nous allons devoir être extrêmement prudents dans notre approche envers l’approvisionnement et les ententes avec les fournisseurs pour respecter des règles de sécurité publiques encore changeantes. Quand le retour sera officiel, les organisateurs d’événements devront prendre des ententes prudentes dans leur approvisionnement et opter pour différentes dispositions pour s’adapter aux différents scénarios présentiels, virtuels ou hybrides. Ils devront aussi penser l’espace différemment pour faciliter la réadaptation des gens qui ont été isolés si longtemps. Même si on s’ennuie de voir du monde, il se peut que la proximité soit crainte par quelques uns, le temps de se réhabituer à une salle pleine d’inconnus.

5. Être toujours prêt pour l’imprévisible

C’était vrai il y a 5 ans, c’est encore plus vrai aujourd’hui. Il faut être prêt à toutes éventualités, et réfléchir longuement à tous les scénarios, même les plus improbables. Qui aurait cru que nous ne pourrions plus nous rassembler il y a quelques années ? Certainement pas nous ! Il faut maintenant avoir un plan de gestion de crise béton pour chaque événement organisé, question de respecter le client, les participants et le contexte social. Tout est calculé, pensé et repensé, pour s’assurer que nos plans B,C et D sont tout aussi efficace que le plan A.

Et vous, qu’avez-vous appris dans cette période qui ont fait de vous un professionnel encore plus accompli dans votre domaine ? On veut savoir, laissez-nous vos commentaires !