La réflexion sur l’empreinte écologique des événements n’est pas nouvelle. En format présentiel, on pense rapidement aux quantités importantes de CO2 engendré par les déplacements des participants ou conférenciers, du surplus alimentaire ou de l’impression de documents pour appuyer la conférence. Bien qu’il y ait de nombreuses façons, d’alléger ces impacts environnementaux, la dernière année et la tenue de conférence virtuelle semble avoir généré un taux beaucoup plus faible d’émissions.

Il est clair que les événements virtuels sont une solution plus verte à bien des égards. Cependant, organiser un événement virtuel ne signifie pas qu’il soit 100 % écologique. Le calcul de l’impact environnemental d’un événement virtuel est plus complexe qu’un événement présentiel. Il faut tenir compte d’éléments moins tangibles tels que la durée d’utilisation de l’ordinateur, l’utilisation électrique, la bande passante et le stockage de données.

Voici quelques pistes de réflexion pour améliorer l’impact environnemental de votre événement virtuel.

Les réunions préparatoires et les échanges courriel

Selon un rapport publié dans l’International Journal of Environmental Studies, 19 % des émissions totales d’un événement virtuel ont été produites par des réunions de planification pré-conférence. L’impact ici incombe aux propriétaires de logiciels comme Zoom et Microsoft Teams pour mettre en place une meilleure infrastructure qui a moins d’impact sur l’environnement. Toutefois, vous pouvez aussi jouer un rôle en vous assurant de tenir des réunions moins fréquentes et de vraiment les rentabiliser, de limiter le nombre de courriels envoyés et de les supprimer une fois consultés. Si cela n’est pas nécessaire, désactivez votre caméra lors de vos rencontres et invitez les participants de votre événement à le faire également pour utiliser moins de bande passante.

La consommation liée aux serveurs

Si vous utilisez une plateforme d’événements virtuels, elle est probablement hébergée dans le nuage. Chaque fois que vous vous connectez, cliquez sur un bouton, accédez au clavardage ou à la vidéo – ces informations sont envoyées et traitées dans le nuage lié à un centre de données. De nombreuses entreprises comme AWS d’Amazon et Google Cloud font leur part pour s’assurer que leurs opérations sont aussi durables que possible. AWS, par exemple, prend déjà des mesures pour réduire son impact en réduisant la quantité d’eau qu’ils utilisent. De plus, l’électricité qu’ils utilisent est générée par leurs projets de parcs éoliens et solaires.

C’est un facteur à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de plateforme. Vous pourriez poser la question à savoir où les centres de données sont basés, mais également si ces centres de données sont écologiques.

Le transfert de données

Chaque événement virtuel amène son lot de téléchargement au cours des jours et des semaines qui le précède. Selon l’International Journal of Environmental Studies, 64 % des émissions liées aux événements virtuels sont issues du transfert de données. En tant qu’organisateur, vous pourriez envisager de compresser vos fichiers vidéo et audio, ce qui pourrait vous permettre d’utiliser moins de bande passante lors du transfert de données.

Les moteurs de recherche et visites de sites Web

Les recherches et les visites de sites Web externes contribuent également à l’impact environnemental des événements virtuels. Par exemple, lors de votre événement virtuel, vous partagez des liens externes vers les sites Web des exposants, les participants font des recherches de profils LinkedIn ou sur le dernier sujet qu’ils viennent de découvrir. Toutes ces recherches utilisent la bande passante pour accéder à ces informations en ligne. Il existe des solutions de moteurs de recherches plus durables telles qu’Ecosia. Ce dernier est le choix le plus populaire pour les participants soucieux de l’environnement, car ils plantent un arbre pour chaque recherche que vous effectuez à l’aide de son navigateur. Peut-être quelque chose à considérer dans le cadre de votre stratégie de communication liée à votre événement ?

Compensez ses émissions

En parlant de plantation d’arbres, vous pouvez également le faire. Il existe de nombreux sites comme Tree-nation où vous pouvez soutenir des projets de plantation d’arbres à travers le monde. Vous pourriez ainsi créer des initiatives au sein de votre événement pour que les participants fassent certaines actions afin que vous puissiez planter des arbres et compenser un peu l’impact environnemental lié à votre événement virtuel.

Les solutions au Québec

Plusieurs autres éléments peuvent être pris en compte lorsqu’on réfléchit à l’impact environnemental d’un événement virtuel tels le nombre de courriels envoyés, le volume des pièces jointes, l’utilisation de sa caméra ou le choix de fournisseurs locaux. Au Québec, le Réseau des femmes en environnement a mis sur pied une certification pour les événements écoresponsables. Nous avons par ailleurs tenu compte de plusieurs de ces éléments dans la tenue de notre événement avec RECYC-QUÉBEC lors de la deuxième édition des Assises québécoises de l’économie circulaire qui s’est déroulé 100% en ligne. L’événement a été organisé selon la norme du BNQ en gestion responsable d’événements (BNQ 9700-253) et classifié au niveau 4.

Les quelques pistes de réflexion présentées ci-dessous pourront vous aider à mettre en place un événement virtuel plus écologique. Notre équipe peut aussi vous appuyer à accomplir cette mission.

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Sources