Politique EDI

1. Contexte

Cette politique s’appuie sur les principes de la Charte des droits et libertés de la personne; les normes du travail ainsi que le Plan stratégique de DÉI de OPC Événements, en complémentarité avec sa Politique ESG et les initiatives mises en place dans le cadre de la certification B Corp.

Elle prend également en considération les multiples recherches ayant démontré qu’en inscrivant la diversité et l’inclusion dans nos activités quotidiennes, et en apprenant comment les gérer de manière efficace, de nombreux avantages s’ensuivront, dont une plus grande capacité d’innovation et une meilleure productivité, ainsi qu’un plus grand sentiment d’estime et d’appartenance.

Cette politique mise sur la valorisation et le caractère unique de chaque employé de OPC Événements.

2. Objectifs

Notre politique a comme objectifs de :

Faire de OPC Événements un milieu qui assure la dignité, l’autonomie et le respect de chaque partie prenante : sa haute direction, ses employé·es, ses client·es, ses collaborateur·trices, ses fournisseurs et ses partenaires.
Faire de OPC Événements un milieu où tous et toutes peuvent s’épanouir sans obstacle, sans harcèlement et sans discrimination.
Créer un environnement de travail qui valorise, respecte et accueille les particularités de chacun, afin d’offrir à chaque personne travaillant pour OPC Événements la possibilité́ de développer son plein potentiel.
Chercher à acquérir par tous les moyens diverses perspectives, expériences et connaissances sur la diversité́. Se servir de cette ouverture pour créer des environnements de travail sûrs, innovants et dynamiques.
Assurer le développement des compétences nécessaires à l’intégration de pratiques inclusives dans tout ce que OPC Événements
Contribuer à une culture inclusive au sein de l’industrie de la communication créative au Québec.

Elle s’applique dans les lieux et les contextes suivants :

Les lieux de travail (bureaux de l’agence) et d’activités de l’agence;
Les aires communes, incluant les aires virtuelles;
Tout autre endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre de leurs fonctions (par exemple : en livraison d’événement, en montage, en démontage, en visite de site, en rencontre chez des clients, etc.)
Les communications.

3. Portée

La portée de la politique de DÉI de OPC Événements est de plusieurs ordres :

L’amélioration en continu des pratiques de DÉI dans l’ensemble de ses activités : prestation de services professionnels aux clients, participation à différents projets et activités d’industrie, etc.
L’apport de bénéfices, dont :
- L’amélioration de la productivité (liée à la créativité des équipes et à leur capacité d’analyser les problèmes sous différents angles);
- L’amélioration du climat de travail (en réduisant les préjugés et les micro-agressions);
- L’amélioration de l’image de marque, de la réputation et du pouvoir d’attraction (ex. image d’ouverture aux différents groupes composant la population, exerce un pouvoir d’attraction sur les professionnels à la recherche d’un milieu de travail qui témoigne de la responsabilité sociale et respecte des normes éthiques) et de fidélisation;
- Et le développement de nouveaux marchés (ex. compréhension de divers codes culturels).
De plus, la politique de DÉI de OPC Événements incarne ses valeurs et se manifeste dans les composantes de sa gestion de la diversité, de l’équité et de l’inclusion (GDÉI), soit :
- Stratégies organisationnelles;
- Climat de travail respectant les principes d’inclusion;
- Respect du cadre légal et règlementaire.
Ces composantes s’expriment dans :
- La formation des employés en matière de DÉI (ex. formation sur les biais inconscients);
- Les mécanismes d’expression et de gestion des plaintes (via la plateforme OfficeVibe, notamment);
- Le tableau de bord de gestion (ex. : évaluation des mesures mises en place concernées par le recrutement, la sélection, l’intégration des employés et le développement de leurs compétences);
- La gestion des carrières et la rétention des employés;
- La gestion des conflits et les mécanismes d’expression;
- L’instauration de pratiques de gestion équitable;
- Les stratégies, les initiatives et les pratiques de DÉI.

4. Définitions des concepts clés

Diversité

Terme souvent utilisé pour référer aux différences, ou aux similarités, entre les individus au sein d’un groupe ou d’une organisation. Des caractéristiques sociodémographiques sont communément utilisées pour distinguer les uns des autres; par exemple le genre, l’ethnicité, l’origine, le physique, la religion et les croyances, les valeurs, l’âge, l’éducation, la langue, l’orientation sexuelle, etc. Notons que les personnes dont les caractéristiques sociodémographiques sont différentes de celles du groupe majoritaire sont susceptibles d’offrir des opinions, des idées, des expériences professionnelles et de vie, des compétences et des connaissances diversifiées.

Équité

Approche visant à traiter chaque individu, et chaque groupe historiquement défavorisé, de façon juste, en tenant compte des caractéristiques particulières de leur situation afin de les placer sur un pied d’égalité par rapport au groupe majoritaire. Elle s’oppose à l’uniformité dans l’application systématique d’une norme sans tenir compte des différences et de la diversité de la société. Reconnaissant que la structure sociale a des effets différenciés pour le groupe majoritaire par rapport aux groupes minorisés, cette démarche vise à corriger ce déséquilibre. Elle vise à s’assurer que tous aient droit aux mêmes avantages (égalité́ des chances.), en tenant compte des caractéristiques particulières de leur situation.

Inclusion

Une action intentionnelle ou une mesure visant à mettre en place un environnement qui accueille, respecte et valorise la diversité pour que tous les membres de sa communauté aient le sentiment qu’ils et qu’elles ont leur place, peuvent contribuer, et peuvent se mériter la reconnaissance pour cette contribution. Si leur situation particulière le nécessite, OPC Événements les accompagne et leur offre des mesures pour favoriser leur bien-être et leur accomplissement. C’est un engagement soutenu visant l’accueil, l’intégration, l’accompagnement et le cheminement.

5. Énoncé de politique

OPC Événements ne tolère ni n’admet aucune forme de discrimination au sein de son organisation.
OPC Événements se doit d’être un milieu inclusif dans ses pratiques afin que tous et chacun puisse s’épanouir dans le respect, la dignité et la reconnaissance des droits et libertés de la personne, sans distinction, exclusion ou préférence fondée sur l’ethnicité́, la couleur, l’identité ou l’expression de genre, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, la condition sociale, le handicap.
OPC Événements doit s’assurer de créer un milieu de travail diversifié et inclusif dans lesquels les différences individuelles et les contributions de tous les employés sont reconnues et valorisées.
Tout comportement lié à de la discrimination peut entraîner l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
OPC Événements s’engage à prendre les moyens raisonnables pour :
Traiter de manière égalitaire ou équitable les membres de son personnel qui accomplissent un travail équivalent au même endroit.
Créer un environnement dans lequel les différences individuelles et les contributions de tous les membres de l’équipe sont reconnues et valorisées.
Faire lire et signer sa Politique Diversité, Équité et Inclusion à chaque employé́ lors de son entrée en fonction.
Fournir un espace de travail sécuritaire et inclusif à l’ensemble de son équipe afin d’assurer que chacun soit en mesure de participer et de travailler selon son plein potentiel.
Adapter, dans la mesure du possible, les espaces de travail et de détente de son lieu administratif afin d’assurer que chacun soit en mesure de participer et de travailler dans un environnement confortable et ergonomique. (Note : En contexte de pandémie, le télétravail est favorisé).
Tenir ses activités sociales ou culturelles dans des espaces qui respectent les normes d’accessibilité universelle.
Offrir, dans ses bureaux, des toilettes universelles et non genrées à ses employés.
Sensibiliser et former les dirigeants, gestionnaires/cadres et les employés de OPC Événements aux enjeux de la diversité ainsi qu’aux biais inconscients, par exemple en leur offrant la formation sur les biais cognitifs et préjugés involontaires.
Faire la promotion de la diversité et de la richesse qu’elle apporte, dans les communications de OPC Événements.
S’assurer que toutes les activités organisées par OPC Événements, ou auxquelles OPC Événements participe, soit le plus représentative possible de la diversité́ dans son ensemble.
Informer l’ensemble des employés de OPC Événements de l’existence et de l’application de la Politique de diversité, d’équité et d’inclusion, ainsi que de l’obligation de s’y conformer dans l’ensemble des activités de l’agence.
Encourager toute personne qui pense être sujette à la discrimination dans le cadre visé par la présente politique à exprimer ses préoccupations à la direction ou de manière anonyme via OfficeVibe, afin que OPC Événements puisse corriger la situation.
Réviser toutes les pratiques et procédures d’emploi et d’association avec des collaborateurs de OPC Événements afin de faire preuve d’équité et d’inclusion en tout temps, et ce, au minimum annuellement.
S’appuyer sur les recommandations du Comité B Corp de OPC Événements, le cas échéant.

6. Traitement des plaintes et des signalements

Pour toute plainte, veuillez vous adressez à la direction ou via la plateforme OfficeVibe (qui permet de conserver l’anonymat).

La direction d’OPC Événements s’engage à :

Prendre en charge la plainte ou le signalement dans les plus brefs délais;
Préserver la dignité et la vie privée des personnes concernées, c’est-à-dire de la personne qui a fait la plainte, de la personne qui en fait l’objet et des témoins (incluant le fait qu’aucune forme de représailles ne sera administrée à la personne ayant déposé la plainte);
Veiller à ce que toutes les personnes concernées soient traitées avec humanité, équité et objectivité et à ce qu’un soutien adéquat leur soit offert;
Protéger la confidentialité du processus d’intervention, notamment des renseignements relatifs à la plainte ou au signalement;
Offrir aux personnes concernées de tenir, avec leur accord, une rencontre avec elles en vue de régler la situation;
Mener, au besoin, une enquête sans tarder et de façon objective, ou en confier la responsabilité à un intervenant externe. Les personnes concernées seront informées de la conclusion de cette démarche;
Si l’enquête ne permet pas d’établir qu’il y a eu des comportements inacceptables, toutes les preuves matérielles seront conservées pendant deux ans et détruites par la suite. Une suspension du présumé fautif est possible lors de l’enquête, laquelle sera sans solde si jamais il est reconnu coupable. Si le présumé fautif n’est pas reconnu coupable, cette suspension sera avec solde;
Prendre toutes les mesures raisonnables pour régler la situation, y compris notamment les mesures disciplinaires appropriées. Les mesures disciplinaires sont celles qui sont incluses au sein du Manuel des employés et de la Politique de gestion des ressources humaines de OPC Événements.

Toute personne qui commet un manquement à la politique Diversité, Équité et Inclusion fera l’objet de mesures disciplinaires appropriées. Le choix de la mesure applicable tiendra compte de la gravité et des conséquences du ou des gestes ainsi que du dossier antérieur de la personne qui les a posés.

La personne qui déposerait des accusations mensongères dans le but de nuire est également passible de mesures disciplinaires appropriées.

Dans le cadre du traitement et du règlement d’une situation ayant trait à la Diversité, l’Équité et l’Inclusion, nul ne doit subir de préjudice ou faire l’objet de représailles de la part de OPC Événements.

8. Références

La politique de DÉI de OPC Événements s’appuie sur un gabarit proposé par l’A2C, lequel a été rédigé sur la base d’une recension rigoureuse de pratiques et de travaux de recherche.
Notre politique de DÉI respecte les critères de rédaction inclusive et épicène de l’Office québécois de la langue française (Formation sur la rédaction épicène, 2018).
Notre politique de DÉI s’inscrit dans le cadre normatif qui prévaut au Québec et au Canada : Loi canadienne sur les droits de la personne, Loi sur l’équité en matière d’emploi, Charte des droits et libertés de la personne.
Notre politique de DÉI respecte les critères de rédaction inclusive et épicène de l’Office québécois de la langue française (Formation sur la rédaction épicène, 2018).