MISE EN CONTEXTE

 

OPC Événements (OPC) a pris un engagement envers la gouvernance ouverte, responsable, éthique et transparente qui favorise une culture d’intégrité et d’honnêteté.  Un aspect important de la reddition de comptes et de la transparence consiste à communiquer clairement un mécanisme qui permet à toutes les personnes d’exprimer leurs préoccupations d’une manière responsable et efficace lorsqu’elles prennent connaissance de renseignements qui, à leur avis, révèlent une grave faute professionnelle. La présente politique a pour but d’offrir un milieu au sein duquel les gens qui interagissent avec OPC Événements, notamment les employés, les bénévoles, les participants et les agents contractuels, sont encouragés à soulever de sérieuses préoccupations sans aucun risque de discrimination ni aucune mesure disciplinaire liée à l’emploi. Tous les rapports de plaintes seront traités de façon anonyme et sous le sceau de la confidentialité, sauf si cela n’est pas compatible avec une enquête équitable ou si la loi s’y oppose.

 

1.      PARTIES

OPC Événements désigne ici : l’équipe direction, les employé.e.s (à temps plein ou temps partiel, permanents ou contractuels) et les bénévoles (recrutés par et pour OPC).

 

Le conseil d’administration désigne ici : la présidente-directrice générale et la vice-présidente aux opérations

 

L’équipe direction désigne : la présidente-directrice générale, la vice-présidente opérations et la directrice développement et rayonnement

 

2.      LIENS AVEC D’AUTRES POLITIQUES

OPC maintient d’autres politiques et outils approuvés par le conseil d’administration, lesquels peuvent contenir des dispositions qui influent sur la présente politique, notamment, le code d’éthique et les politiques se retrouvant dans le Guide de l’OPCiste

 

3.      RESPONSABILITÉ EN MATIÈTE DE PRODUCTION DE RAPPORTS

Il incombe à chacune des personnes qui connaissent ou qui soupçonnent l’existence de renseignements qui, à leur avis, révèlent une grave faute professionnelle de signaler l’incident dès que possible au moyen des normes en matière d’établissement de rapports prévues par la présente politique.

 

4.      SUJETS DE PRÉOCCUPATION

Exemples de préoccupations liées à la qualité des soins ou aux fautes professionnelles en matière de soins :

• Négligence ou mauvais traitements envers une personne

 

Exemples de violations de politiques et de lois en matière de ressources humaines :

• intimidation et harcèlement
• discrimination en tous genres
• danger pour la santé et la sécurité

 

Exemples de préoccupations liées à des pratiques comptables, financières ou à des pratiques d’audit :

• Utilisation des fonds ou des biens de OPC à des fins illégales, inappropriées ou contraires à l’éthique (par exemple la fraude, le vol de biens de l’organisation ou le détournement de fonds, d’éléments d’actifs ou de données de l’organisation, les pots-de-vin, les commissions occultes ou les ristournes ou paiements d’influence ou l’affectation ou le détournement de fonds vers des personnes morales ou physiques apparentées);
• Falsification de dossiers;
• Fraude ou erreur délibérée dans la préparation, l’évaluation, l’examen ou l’audit de tout état financier de OPC;
• Fraude ou erreur délibérée dans le stockage, l’enregistrement et la tenue des dossiers financiers de OPC (par exemple la surévaluation des rapports de dépenses, la falsification des feuilles de temps, la préparation de factures erronées, la déclaration inexacte des dossiers d’inventaire ou la description d’une dépense pour une fin en particulier alors qu’en fait cette dépense a été engagée à une autre fin);
• Non-conformité avec les contrôles comptables internes de OPC ou lacunes relevées dans ces contrôles (par exemple se soustraire à l’examen ou aux procédures d’approbation);
• Assertions inexactes ou fausses déclarations faites à ou par un cadre de direction ou un comptable à l’égard de questions contenues dans les dossiers financiers, les rapports financiers ou les rapports d’audit de OPC;
• Écart par rapport au compte rendu complet et juste des résultats d’exploitation, du flux de trésorerie ou de la situation financière de OPC;
• Tout effort visant à induire en erreur, à tromper, à manipuler, à contraindre par la coercition ou à influencer de façon frauduleuse tout comptable ou auditeur interne ou externe en lien avec la préparation, l’examen, l’audit ou l’analyse de tout état financier ou dossier de OPC.

 

5.      PROCÉDURE D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS

Les préoccupations peuvent être communiquées soit verbalement, soit par écrit de la manière suivante :

 

Employés et bénévoles

 

Les employés et les bénévoles doivent normalement signaler leurs préoccupations à la directrice développement et rayonnement (ou à la présidence-direction générale si les préoccupations soulevées concernent la directrice développement et rayonnement).

 

Fournisseurs, agents contractuels, etc. 

 

Les fournisseurs, les agents contractuels, etc. devront normalement faire part de leurs préoccupations à la directrice développement et rayonnement (ou à la présidence-direction générale si les préoccupations soulevées concernent la directrice développement et rayonnement).

 

Dans tous les cas :

 

Une préoccupation qui se rapporte à un membre du conseil d’administration doit être soumise à la directrice développement et rayonnement.

 

Une préoccupation qui se rapporte à la directrice développement et rayonnement doit être soumise directement à la présidente directrice-générale

 

6.      CONFIDENTIALITÉ

OPC s’engage totalement à traiter en tant qu’information privilégiée et confidentielle toute allégation faite par quiconque agit de bonne foi et adhère à la présente politique. Par conséquent, si la demande en est faite, l’identité de toute personne qui fait une allégation de bonne foi demeurera confidentielle et anonyme, sauf si cette mesure n’est pas compatible avec une enquête équitable ou si la loi exige que l’identité de la personne soit révélée. Dans de tels cas, l’auteur de l’allégation en sera informé à l’avance.

 

OPC fera preuve d’équité envers toute personne nommée dans l’allégation et prendra en considération le sérieux de l’enjeu et la crédibilité de l’information.

 

7.      AGISSEMENTS DE BONNE FOI

Toute personne qui fait une allégation doit agir de bonne foi et doit avoir des motifs raisonnables de croire qu’il y a violation du code de conduite ou qu’il existe des pratiques non appropriées. Une personne qui fait une allégation non fondée ou qui fait sciemment une déclaration fausse, malicieuse ou de mauvaise foi fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi ou la fin du rôle de bénévole.

 

8.      AUCUNE MESURE DE REPRÉSAILLES

 

Aucun particulier qui signale une violation ou un acte répréhensible ou qui soumet une préoccupation en agissant de bonne foi et en adhérant à la présente politique ne fera l’objet de harcèlement, de mesures de représailles ou de conséquences négatives. Toute personne qui adopte des mesures de représailles contre quelqu’un qui signale un incident de bonne foi fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi ou la fin du rôle de bénévole.

 

9.      TRAITEMENTS DES RAPPORTS

 

Tous les rapports seront pris au sérieux. OPC s’engage à enquêter sur toutes les allégations d’irrégularités ou d’activités et de comportements inappropriés dès que possible, en tenant compte du sérieux et de la complexité de l’enjeu ou du problème signalé. La partie qui reçoit la plainte (la directrice développement et rayonnement ou la présidente-directrice générale) lancera une enquête objective, rapide et équitable, dans le respect des droits de la ou des personnes concernées. Aux fins de l’enquête, un enquêteur ou une enquêteuse externe peut être engagé. Le laisser-aller, la supercherie ou la dissimulation des actes répréhensibles et toute violation d’un code de conduite ne seront pas tolérés.

 

10.    ENQUÊTE

Si, au stade de l’enquête préliminaire, l’allégation est jugée sans fondement, l’affaire sera rejetée et le lanceur d’alerte sera informé de la décision et des raisons de ce rejet.

 

Si, à la conclusion d’une enquête, OPC détermine qu’il y a bel et bien eu violation ou acte répréhensible, OPC adoptera alors des mesures correctives équivalentes à la gravité de la faute ou de l’infraction commise. Il peut s’agir de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation de contrats et le signalement à la police ou aux organismes de réglementation.

 

11.    CONSERVATION DES DOSSIERS

OPC conservera en dossier toutes les allégations qui lui ont été soumises. Tous les documents se rapportant à la production de rapports, à une enquête et à l’application de la présente politique seront conservés conformément aux politiques de OPC et aux lois applicables.

 

12.     RENOUVELLEMENT DE LA POLITIQUE

Il incombe à l’équipe direction d’encadrer la présente politique et d’en assurer le renouvellement aux trois (3) ans, ou plus souvent si certains événements le justifient. L’équipe direction appointera un.e employé.e d’OPC (non-membre de l’équipe direction) à la révision de ladite politique. L’employé.e OPC assigné.e sur la révision de la politique doit recommander au conseil d’administration et soumettre à son approbation toute modification à apporter à la politique. Le renouvellement doit être approuvé dans un délai de ± 1 mois de la date du 3^e anniversaire de l’approbation de la politique.