Les événements qui ont fait rayonner notre agence en 2016

Découvrez comment nous avons bâti des expériences marquantes qui sortent de l’ordinaire.

Un événement-bénéfice qui a permis d’amasser 1,1 million de dollars

C’est à la fin mai qu’a eu lieu l’événement Audace, un événement-bénéfice au profit de l’Institut de recherche en immunologie et en cancérologie (IRIC) de l’UdeM. Notre mandat consistait à organiser un événement sensationnel qui permettrait de récolter un maximum de fonds pour la recherche contre le cancer.

Plusieurs défis caractérisent ce type d’événement. L’un d’entre eux : la gestion des VVIP, c’est-à-dire les « Very Very Important Person ». En effet, les personnalités les plus influentes du monde scientifique et des affaires étaient présentes pour l’événement. Nous vous laissons imaginer à lui seul le casse-tête de l’assignation des tables.

La créativité et l’expérience de notre équipe ont permis de mettre en place un majestueux événement avec un modèle exemplaire en ce qui a trait à la restriction des dépenses par rapport aux revenus. L’événement a été créé avec moins de 15% de dépenses par rapport aux revenus. Au final, l’IRIC a amassé 1,1 million de dollars en dons et commandites, soit plus de 300 000$ que l’objectif espéré.

C’est 400 personnes qui étaient réunies au Parquet de la Caisse de dépôt et placement du Québec pour se faire transporter dans le temps sous la thématique «La science de 1850 à aujourd’hui ». Stéphane Bellavance, maître de cérémonie, est entré en scène dans un décor qui marie l’autrefois et l’avenir. Son bagage scientifique a grandement été salué par les convives. Nous sommes très fiers d’avoir collaboré à cet événement porteur de sens et d’avoir aidé à en faire un succès.

Des journées conférences comme jamais vues auparavant.

Encore cette année, plusieurs associations professionnelles et entreprises nous ont demandé d’organiser leurs conférences et leurs assemblées générales. OPC est connue pour en faire des événements professionnels auxquels les participants sont enthousiastes de se présenter année après année.

Pour la première fois

L’Association des travaux publics d’Amérique (ATPA) nous a confié l’organisation de son Congrès annuel. C’était d’ailleurs la première fois que l’ATPA donnait ce mandat à une agence externe spécialisée. C’est ainsi que 200 invités réunis à Victoriaville pendant trois jours ont participé avec plaisir à des ateliers, à des conférences, à un salon d’exposition et à une assemblée générale. À cela s’ajoutent deux soirées thématiques : une dansante « Les années 50 » et une de gala « Sous les étoiles ». Joie et émerveillement étaient au rendez-vous. Nous avons même obtenu le mandat d’organiser le congrès de l’année prochaine à Rimouski, qui soulignera le 50e anniversaire de l’association!

C’était aussi la première fois que l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) nous demandait d’organiser sa journée d’assemblée annuelle, qui comprenait un salon d’exposition, des conférences et une soirée cocktail. Nous avons vu 500 courtiers immobiliers et hypothécaires heureux de se retrouver entre collègues à Boucherville, puisqu’ils travaillent habituellement seuls. Cet événement était d’autant plus rassembleur qu’il était porté par les mots d’encouragement de la conférencière et championne olympique Sylvie Fréchette.

La section Montréal de l’Association canadienne des sciences géomatiques (ACSG) a, elle aussi, profité d’éloquents conférenciers. Parmi ceux-ci, Adam Evans, Head of Business US/Canada de Google Maps for Work, s’est adressé aux 600 personnes réunies sur place. Le colloque donnait lieu à des échanges dynamiques et les participants partageaient leur temps entre les différentes plénières : conférences, salon d’exposition et ateliers. En soirée, ils étaient attendus pour un cocktail au 7e étage du Palais des congrès. La vue sur la ville de Montréal était splendide et la thématique « Marché automnal » ne pouvait être mieux choisie!

Les pièges de l’organisation d’un événement à distance

Nos événements dépassent les frontières du Grand Montréal. Dans le cadre du Forum 360, nous avons organisé quatre événements dans quatre villes différentes, soit à Montréal, à Toronto, à Vancouver et à Calgary. Desjardins Assurances pour groupes et entreprises voulait faire découvrir les nouvelles tendances du domaine à ses assureurs. Le sujet mis de l’avant cette année : comment les outils technologiques peuvent-ils servir à améliorer la santé des gens? Le conférencier Luc Sirois, de Hacking Health, a fourni des informations pertinentes aux assureurs.

Organiser un événement à distance pose certains défis. Par exemple, il peut y avoir une colonne au milieu de la salle qui affectera la configuration des installations. Notre collègue Laurence a su poser les bonnes questions aux hôtels qui accueillaient l’événement, et ainsi éviter les mauvaises surprises.

Il faut aussi souligner la présence de journalistes invités à cet événement. Les couvertures médiatiques sont rares, mais quand elles ont lieu, il est primordial qu’elles soient bien encadrées.

Dépasser les limites

Une autre filiale de Desjardins, soit Desjardins Sécurité Financière, invite chaque année ses vendeurs d’assurances de notre belle province pour un événement appelé « Rencontre provinciale ». L’objectif est de créer un événement motivateur duquel les intervenants établiront leurs réussites passées et celles espérées pour les mois à venir. Une des activités consistait à épingler leur succès et fierté sur un grand mur. L’effet de ce mur était renversant! Il encourageait les collègues à poursuivre leur bon travail et à se dépasser.

TechnoMontréal est une autre organisation qui vise toujours à repousser les limites dans son domaine. En octobre, une journée conférence sur le thème « Le futur de la santé : l’impact de la révolution 3.0 » réunissait les acteurs des technologies de l’information et des communications (TIC) du Grand Montréal. La Scena était la salle toute désignée pour accueillir une centaine de participants sur les quais du Vieux-Port. Ses grandes fenêtres et son plafond haut sortaient du cadre d’entreprise. Elle favorisait le dynamisme, l’inspiration et le réseautage entre tous ces acteurs influents.

Événement X : notre laboratoire événementiel où tout est permis

Pour remercier nos clients et nos partenaires, nous organisons un événement maison, l’Événement X, que nous aimons aussi appeler « notre bébé ». En fait, il s’agit d’un happening qui lève le voile sur les tendances en événementiel et ouvre les portes au réseautage. Le succès de sa deuxième édition a brillé sous le thème « Le Jeu » où ludification, interactivité et technologie étaient les sujets abordés par les conférenciers.

Le maître du jeu était nul autre que Jean-Philippe Wauthier. De plus, une représentation virtuelle de lui accueillait chaque convive à leur arrivée. Par la suite, tout était matière à jouer! Les invités jouaient à la marelle pour se rendre au cocktail et participaient à l’activité « Trouve ta case! » pour trouver leur place dans la salle de conférence. Justin Kinsley, Michel Coupal et Jonathan Belisle étaient aussi de la partie pour partager leurs connaissances.

Nous aimons jouer avec nos partenaires à longueur d’année et voici ceux qui nous ont aidés à bâtir cette 2e édition: Dada Communications, Carte Blanche, Le Diplomate, et l’Hôtel Intercontinental. Merci!

C’est un bref survol de notre année 2016. Nous profitons de l’occasion pour remercier nos précieux clients pour leur confiance. Ils nous disent souvent aimer le look professionnel, les décors enchanteurs et les thématiques créatives de nos événements. En somme, les expériences marquantes que nous créons ont surtout une chose en commun : elles favorisent le réseautage entre convives!

Par RoseMarie Shadeed

La plume Web

Pour OPC – 23 janvier 2017