La nourriture, grande vedette de votre événement

En tant qu’agence en événementiel, nous devons veiller à ce que chaque aspect des événements qui nous sont confiés soit mémorable. Pourtant, bien qu’une grande majorité d’événements servent aliments et boissons – et que ce poste budgétaire soit l’un des plus importants –, nous réalisons qu’il est souvent laissé pour compte. La nourriture servie peut avoir un énorme impact sur l’ambiance d’un événement et, opter pour un forfait pré-fait par le service de restauration d’un site loué, est loin d’être une solution optimale. Il faut savoir accorder l’importance qu’il se doit à votre menu afin qu’il soit en parfaite adéquation avec votre audience et votre déroulement. Faites preuve de créativité et soyez prêt à prendre des risques !

Par le biais de cet article, nous vous offrons et proposons tactiques et idées pour vous aider à faire de votre prochain événement une expérience des plus agréables pour vos participants !

 

Bien savoir communiquer ses besoins

Nous ne pourrons jamais suffisamment le répéter, tous les éléments de votre événement doivent être en lien avec sa mission et sa thématique.

Rédigez des notes claires et concises et partagez-les avec vos partenaires.

Détaillez votre thématique et créez un « mood board » pour la rendre plus compréhensible. Indiquez, en quelques phrases, ce qui est important aux yeux de vos participants.

Si le réseautage est clé pour ces derniers, un repas assis est à proscrire.

Si votre thématique est en lien avec l’innovation et l’importance de « challenger le statut quo », évitez à tout prix de servir des plats conventionnels.

De toute évidence, le lieu choisi pour votre événement définira plusieurs paramètres, mais la plupart des entreprises hospitalières sont flexibles et aptes à proposer et réaliser des idées qui sortent des sentiers battus.

 

Le partage stimule le réseautage et réduit les coûts

Le concept d’hospitalité remonte à des milliers d’années.

Remémorez-vous ces scènes bibliques dans lesquelles des gens ouvraient leurs portes à de parfaits inconnus pour ensuite rompre et partager le pain.

Partager un repas suscite d’intéressantes conversations, facilite le partage d’idées et aide à forger de véritables relations d’affaires et d’amitiés.

Débarrassez-vous du traditionnel souper assis où chaque convive mange sa propre portion et proposez plutôt diverses stations de spécialités culinaires. En plus d’encourager les gens à se déplacer et à discuter entre eux, ces stations sont moins coûteuses comme elles nécessitent moins de main d’œuvre.

Elles permettent aussi l’exploitation de divers thèmes et peuvent démarrer d’intéressantes discussions parmi vos participants.

De plus, ce genre de service réduit le gaspillage alimentaire comme les convives sont responsables de remplir leurs assiettes selon leur faim réelle. D’ailleurs, vous devriez exiger que votre fournisseur alimentaire prenne les arrangements nécessaires pour offrir les restants de nourriture que vous aurez payé à un organisme de charité. N’hésitez pas à communiquer cette belle initiative à vos délégués !

Il y a tellement de manières de mettre un tel plan à exécution.

Pour faire simple, les larges plateaux de fromage et de charcuterie sont un classique qui ne se démode pas. Ils proposent aussi l’occasion idéale de promouvoir les spécialités d’une région donnée.

N’hésitez pas non plus à laisser vos invités mettre la main à la pâte ! Les stations DIY sont très en vogue à l’heure actuelle.

 

Plaire au plus grand nombre

En tant qu’« event planner », vous pouvez intégrer vos participants à votre processus décisionnel !

Lors de votre processus d’inscription, vous pourriez ajouter une option permettant aux délégués de communiquer leurs repas favoris, leurs préférences et leurs restrictions alimentaires.

Cela vous aidera à créer une offre sur mesure, pour tous.

Par exemple, les environnementalistes seront heureux de se faire offrir des plats saisonniers et locaux puisque leur empreinte carbone est moins élevée que d’autres spécialités culinaires plus exotiques. De plus, de telles options alimentaires sont généralement moins onéreuses que les aliments hors saison.

Vous pouvez aussi en profiter pour célébrer la culture de votre destination si la majorité de vos délégués proviennent d’ailleurs. Par exemple, si votre événement se tient en Louisiane, vous devriez leur proposer une sélection de savoureux plats cajuns pour leur faire vivre une expérience à laquelle ils sont peu habitués.

Recherchez des opportunités de partenariats avec des agriculteurs locaux qui offrent des aliments biologiques.

Offrez plusieurs options. Encore une fois, les stations de spécialités culinaires pourraient proposer un plus large éventail de choix pour les végétariens, les végétaliens, les personnes intolérantes au lactose, au gluten etc.

 

Pensez à l’aspect nutritionnel

N’oubliez jamais que de bons aliments peuvent augmenter la productivité. Bien plus souvent qu’autrement, les événements servent des sucreries à leurs délégués pour la pause de l’après-midi alors que ces derniers viennent d’écouter passivement plusieurs heures de conférences…

Proposez plutôt un bar à jus de fruits et de légumes ou une délicieuse guacamole géante faite sur place.

 

Utilisez la nourriture comme élément de décoration

Votre budget est serré et vous ne pouvez pas justifier l’embauche d’un chef réputé pour épater vos invités ? Aucun problème !

La création d’événements, c’est aussi proposer des mets épatants, créés à partir d’aliments simples et moins coûteux, en misant sur leur présentation.

Par exemple, vous pourriez proposer un mur de beignes plutôt que de simplement les servir sur des plateaux. Les étalages de mini tacos accompagnés de leurs mini marguaritas, les stations de pretzel qu’on peut décorer et assaisonner selon ses goûts, les mangues sur bâtons coupées à la thaï et les stations de limonade noire (charcoal limonade) gagnent aussi en popularité. Les bars à « poke bowl » et les stations de « street food » à l’asiatique sont aussi particulièrement appréciés lors des événements estivaux et permettent un étalage épatant de couleurs et de formes qui sortent de l’ordinaire.

Finalement, servir des mets chauds dans de petits seaux aux couleurs de votre événement, étalés sur une murale et gardés au chaud par de petites chandelles, vous aidera à créer un décor distingué et mystérieux (voir inspiration : https://www.pinterest.ca/pin/437764026255580268/).

N’hésitez pas à la jouer rétro. La nostalgie éveillée par ce type d’installations suscitera d’intéressantes conversations entre vos délégués.

Ces étalages de nourriture feront parler vos convives et deviendront même des destinations photos !

 

Ces quelques inspirations ont pour objectif de changer la perspective des organisateurs d’événements sur l’importance de la nourriture dans notre industrie. Il y a une panoplie d’autres idées que nous pourrions partager. Bref, réfléchissez à comment la nourriture pourrait refléter la mission de votre prochain événement et n’hésitez pas à demander des idées à nos coordonnatrices événementielles. Au nombre d’événements qu’elles courent annuellement, elles sont de véritables références en la matière !