Accueillir, diriger et asseoir 900 personnes, leur servir un repas 3 services, leur offrir une conférence divertissante et tout cela en 1 h 30, voilà le défi du dîner-conférence de l’ADGC (Association des directrices et des directeurs généraux de caisses Desjardins) ! L’équipe d’OPC Événements était maître d’orchestre de cet événement qui avait lieu dans la grande salle 710 du Palais des congrès de Montréal le 8 avril dernier.

Même si l’événement est de très courte durée, il s’agit de l’un des plus stressants. Chaque élément doit être précisé et détaillé pour s’assurer que tout se déroule tel que prévu pendant l’heure et demie. N’ayant pas grande marge d’erreur, notre gestion du stress et notre montre deviennent nos meilleures amies lors de cette journée. L’équipe doit être efficace tout en répondant aux diverses demandes du client, du traiteur et de nos fournisseurs.

En amont de ce dîner, nous utilisons des plateformes d’inscriptions et d’assignation de tables pour assurer des suivis serrés auprès des caisses Desjardins qui s’inscrivent au dîner-conférence. Par la suite, l’équipe s’affaire à un travail de minutie quant à l’attribution des 900 chaises de la salle et à la gestion des demandes de chaque participant.

Pour l’édition 2016, notre conférencier invité était Gilbert Rozon, président fondateur du Groupe Juste pour rire. Il s’est adressé aux membres de l’ADGC afin de partager sans tabou ses multiples expériences qui l’ont mené à la réussite de l’une des entreprises les plus aimées des Québécois, et qui connaît des succès phénoménaux à l’international. Sous le thème de « L’inventivité en affaires », l’homme derrière Victor (mascotte de Juste pour rire) a certainement su divertir l’audience avec ses anecdotes qui ont ponctué son parcours professionnel et personnel.

Bref, la réussite de cet événement est basée sur une scénarisation solide et une gestion de l’accueil efficace. Nous pouvons affirmer que les défis de ce mandat ont été relevés haut la main pour une 5e année consécutive.