Je pars en événement et dans ma valise je mets…

Les indispensables de l’équipe d’OPC en événement!

En tant qu’organisateurs d’événements, nous sommes fréquemment amenés à quitter nos foyers pour s’établir quelques jours dans des hôtels ou centres de congrès. Lors de ces longues journées, à huit clos, loin de la maison, il est important d’avoir avec soi certains éléments qui nous permettent d’être équipés efficacement afin de passer plus facilement au travers des longues heures de travail.

L’équipe d’OPC a souhaité partager avec vous LES INDISPENSABLES de chacun de ses membres lors de leurs déplacements en événement. Voici, donc, ce que chacun de nous n’omet JAMAIS de mettre dans sa valise !

JEAN-PIERRE :

De bons écouteurs pour Walkies-talkies
Ceux qui ont déjà eu à porter une oreillette toute la journée savent qu’elles sont extrêmement inconfortables et qu’elles ne tiennent pas en place. C’est pourquoi notre patron s’est procuré une super oreillette moulée à son oreille (ou presque !). Fini les oreilles qui chauffent en fin de journée !

Des bananes
Lorsque nous sommes en événement, les occasions de s’assoir pour manger un repas complet sont assez rares. Il est donc important de toujours avoir à portée de main certains aliments rassasiants afin de passer au travers de la journée. La banane est un de ces super aliments. En plus de fournir un apport énergétique important, celle-ci contient une quantité appréciable de dopamine et de vitamine C. Ne cherchez plus, voici pourquoi Jean-Pierre a toujours la switch collée à ON.

Un cigare pour fêter la réussite de l’événement !
Le grand boss d’OPC est sans contredit un grand amateur de cigares ! Il se prévoit toujours un bon cigare pour célébrer la réussite de ses événements ! Si vous l’apercevez sur la terrasse d’un hôtel un cigare aux lèvres, vous saurez que l’événement s’est bien déroulé et que le patron est content !

NICOLAS :

Son iPad
Ceux qui connaissent Nicolas savent qu’il est fervent de tout ce qui touche à la technologie. Il n’est donc pas étonnant d’apprendre que ses bébelles technologiques sont, pour lui, les éléments les plus essentiels de son sac de voyage. La gamme de ‘’I quelque chose’’ fait effectivement partie du quotidien de Nicolas, à commencer par son Ipad. Celui-ci remplace le cartable de production. Il est parfait pour consulter les scénarios, les plans de salle et les bons de commande et y apporter des modifications (vive l’application OneNote et le Pencil !). Afin d’avoir constamment accès à toute la documentation relative à l’événement, le classique Dropbox est idéale et permet de rendre la documentation disponible au reste de l’équipe et même aux clients en temps réel, sur toutes les plateformes. De plus, rien de tel pour écouter des films au lit!

Son iPhone
Encore une fois, pleins d’applications pour iPhone sont utiles à Nicolas en événement.
iCloud, entre autre, permet de récupérer ses notes, photos, recherches web, emails provenant de tous ses appareils… De plus, le cellulaire est l’outil le plus discret pour l’avoir en tout temps sur soi et consulter ses documents subtilement, surtout lors de conférences. Mais par-dessous tout, le iPhone fait indéniablement un bon réveille-matin!

Son Macbook
Le Macbook est aussi d’une grande utilité pour Nicolas. Ce dernier peut rester au secrétariat ou dans la chambre d’hôtel pour finaliser le travail le soir en ayant accès directement à toutes les notes de la journée et permet d’imprimer de la documentation lorsque nécessaire.

Somme toute, cette technologie permet d’éviter les impressions superflues et est super écolo! Un chausson aux pommes avec ça (tsé Apple, pomme…)?

MARIE :

Une grande tasse de thé noir pour mettre son cerveau en 5e vitesse à 6h du matin
Les journées en événement commencent souvent très tôt et finissent très tard. Pour Marie, qui ne boit pas de café, le thé noir est donc essentiel à sa survie. Ceci dit, les hôtels fournissent souvent le café aux organisateurs d’événements, mais pas toujours le thé. Marie a donc toujours une boite de thé dans ses valises.

Une petite laine
Les salles d’hôtels sont bien souvent ultra climatisée, ce qui est parfait lorsque les salles se remplissent de 400 participants. Or, en montage, il n’est pas rare qu’il fasse très froid. Marie a donc pris l’habitude de se prévoir plusieurs couches de vêtements lors de ses déplacements. Ainsi elle ne risque pas de finir le congrès avec un gros rhume !

Un bon cache-cerne
Nul besoin de revenir sur le fait que les journées sont longues en événement. Il n’est pas rare de terminer une journée à minuit pour recommencer le lendemain vers 6h. Un bon cache-cerne est donc indispensable afin de paraître fraîche et reposée malgré le manque de sommeil.

CAMILLE :

Un baume à lèvres
Camille a une véritable dépendance au baume à lèvres. Elle en a sur son bureau, dans son sac, dans ses poches, dans ses valises, dans son auto, partout. Ses déplacements en événement n’échappent pas à cette dépendance, d’autant plus que les hôtels sont des environnements particulièrement secs. Besoin d’un peu de baume à lèvres? Trouvez Camille ! Elle en aura bien un caché quelque part pour vous accommoder !

Des poches et une ceinture
La plus grande gaffe vestimentaire en événement est de porter une tenue sans poche et sans ceinture. Il est impératif d’avoir sur soi en tout temps cellulaire, crayons… et lipsil !
Camille se souviendra toujours de sa première journée en événement, il y a quelques années. Elle portait, cette journée-là, une jolie robe qu’elle avait achetée spécialement pour l’occasion. Pire idée ! Nulle part pour mettre son téléphone, pas de poches pour les crayons et pire encore, aucun endroit où accrocher son walkie-talkie ! Après une journée entière à tout transporter dans ses mains, elle a pris la décision que ladite robe resterait bien rangée dans son placard lors de ses prochains déplacements.

Du shampoing sec
Comme mentionné plus haut, les journées commencent très tôt en événement. Il arrive donc que nous n’ayons pas le temps de laver nos cheveux, les sécher et tout le tralala à tous les matins. Il est donc pratique d’avoir une bonne bouteille de shampoing sec pour les matins où les 15 minutes de sommeil supplémentaires sont une question de survie.

LAURENCE :

Son cellulaire
En plus de l’usage habituel d’un cellulaire en événement (appeler les fournisseurs, mettre des alarmes, chronométrer des conférences, etc.), Laurence a pris l’habitude de compter ses pas ! Les hôtels et centre de congrès sont souvent de grands espaces et nos salles sont parfois dispersées sur plusieurs étages. Il est donc amusant de connaitre le nombre de pas que nous pouvons faire dans une journée. Notre moyenne : 15 000 pas / jour. Notre record, 22 000 pas / jour au Palais des congrès de Montréal. Saurez-vous nous battre ?

Du duck tape
Pas besoin de plus d’explications, il y a toujours quelque chose à coller quelque part…

Un fil HDMI
L’astuce secrète de Laurence, un fil HDMI ! Le soir, à la suite d’une longue journée, il est toujours reposant de s’endormir devant une bonne série (Friends!). Pourquoi ne pas profiter des télés dans les chambres d’hôtel pour y connecter son laptop et ainsi profiter du contenu de Netflix plutôt que de payer pour le contenu offert par les hôtels ?

MARIE-ÈVE :

Du purel
En événement, on touche à tout plein d’objets. Tables, chaises, poignées de porte en tout genre, câblage, housses de chaise… Nous vivons donc avec la sensation constante d’avoir les mains sales. Pour Marie-Ève, la solution s’appelle Purel et elle en abuse abondamment !

Des pantalons confortables
Tsé un peu large comme on aime, mais tout de même chic ! Marie-Ève aime la mode. Un look approprié est pour elle une priorité. Entre vous et moi, il n’est pas rare d’entendre Marie-Ève planifier sa tenue des semaines avant la tenue d’un événement. Récemment, elle a déniché le pantalon parfait pour une journée en événement et ne manque pas de le compter dans sa garde-robe lors de ses déplacements. Il permet de rester confortable tout au long de la journée et à de grandes poches pour transporter le nécessaire, mais avant tout, il est d’un chic fou ! Merci Marie-Ève d’apporter un peu de bon goût dans notre look d’équipe !

De l’eau en grande quantité
Hydratation, hydratation, hydratation ! Nous ne le dirons jamais assez, rester hydrater permet de rester en forme malgré le dur travail. En événement, il est essentiel d’avoir toujours sur soi une bouteille d’eau. Les longues heures de travail, la climatisation, le manque de sommeil, les repas pris sur un coin de table, le stress, tant de choses qui nous rendent susceptibles d’attraper un rhume. La meilleure manière d’éviter le pire est de rester hydraté en tout temps.

MARILYNE :

Des bouchons
Ici, c’est l’expérience qui parle ! Lorsque vous aurez manqué de sommeil une seule fois en événement parce que vos voisins de chambre ont fêté toute la nuit ou que votre chambre est située juste en face des ascenseurs, vous n’oublierez plus jamais de mettre vos bouchons dans votre valise. C’est ce qu’a appris Marilyne à ses dépens ! Aujourd’hui, bouchons it is!

Des collations
Lorsque tu es pris de 6h le matin à 10h le soir dans une régie technique, il est difficile de consommer trois bons repas par jour. Marilyne a donc toujours sur elle quelques petites collations comme des fruits et des barres tendres afin de passer au travers de la journée. De plus, elle a la chance d’avoir des collègues en or qui viennent parfois lui porter subtilement des assiettes remplies au buffet de l’hôtel.

Une bouteille de vin
Marilyne ne quitte jamais la maison sans cacher une bonne bouteille de vin dans sa valise. À la fin d’une grosse soirée de gala, il est gratifiant de finir la soirée par un petit verre de vin dans la chambre. Or, les vins en vente dans les chambres d’hôtel sont excessivement chers. Il ne faut donc pas oublier d’en apporter avec soi !

Somme toute, on peut dire que l’équipe d’OPC à l’habitude de vivre dans ses valises! Prochaines destinations : Londres, Miami, Doha, Sydney… Qui sais!

Hasta Luego!

Camille Landry