Offre d’emploi

ADJOINT(E), SERVICES PROJETS

OPC Événements est une agence événementielle qui œuvre dans le domaine de l’organisation d’événements depuis plus de 15 ans, tant au Canada qu’à l’international. Nous proposons des stratégies et des concepts qui intègrent, dans une vision d’ensemble, pragmatisme d’affaires et créativité. Nous privilégions l’événement exceptionnel, celui qui laisse une empreinte dans la mémoire des participants. Nous organisons plus que des événements, nous bâtissons des expériences marquantes. Fiers de nos réalisations et de la qualité de notre équipe, nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour le poste de : Adjoint(e), Services projets.

Sommaire de l’emploi et principales responsabilités

Relevant de la directrice générale, l’adjointe(1) aux services projets doit apporter le soutien technique et administratif à la gestion de bureau en général ainsi qu’aux projets spécifiques. Il supportera les équipes de projets dans leurs tâches spécifiques tout en maintenant un support clérical et administratif à l’ensemble du bureau.

Fonctions

  • Assurer le support en bureautique et clérical pour l’entreprise et les projets;
  • Collaborer au développement et voir au maintien du système de classement et d’archivage informatisé selon les procédures établies;
  • Collaborer au développement et à la mise à jour de la banque de fournisseurs de l’entreprise;
  • Support à la mise à jour du site web de l’entreprise;
  • Support à la conception des soumissions;
  • Faire les entrées de données reliées aux projets;
  • Assurer la gestion de la facturation;
  • Participer à l’évaluation des besoins  ponctuels de secrétariat reliés aux projets, aux inscriptions et à l’entreprise et assurer la planification du matériel requis;
  • Participer au développement de documents modèles et en assurer la diffusion et l’implantation;
  • Participer aux envois de masse et à la gestion de listes de l’entreprise et des projets;
  • Voir à la réception et à l’acheminement des appels téléphoniques de l’entreprise;
  • Assurer l’accueil des invités et visiteurs, et préparer les salles de rencontre ;
  • Assurer les services de réception, de distribution du courrier, des messageries, des télécopies et des photocopies;
  • Gérer les inventaires des fournitures de bureau et procéder aux appels de services pour l’entretien et la réparation des équipements de bureau;
  • Gestion du fournisseur de téléphonie
  • Assurer un service de réservations (restaurant, transport, hébergement) pour les membres de l’équipe;
  • Assurer l’organisation d’événements internes (Activités d’été, party de Noël…)
  • Assurer le suivi de l’entretien ménager des bureaux;
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigences

  • Être titulaire d’un diplôme d’études en secrétariat ou en bureautique ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par une autorité compétente ou expérience équivalente;
  • Posséder cinq (5) années d’expérience dans une fonction similaire;
  • Maitrise des outils de la suite Office;
  • Bilinguisme, à l’oral comme à l’écrit;
  • Expérience de travail en agence ou dans le domaine de l’organisation d’événement: un atout;
  • Temps complet (40 heures – 5 jours)

Compétences requises

  • Habilités de communication verbale et esprit de synthèse;
  • Attitude orientée vers le service-client les solutions;
  • Avoir un sens prononcé de l’initiative et faire preuve d’autonomie;
  • Être en mesure de gérer plusieurs projets à la fois et savoir gérer les priorités;
  • Avoir un fort sens de l’organisation et un esprit d’équipe;
  • Capacité à travailler de longues heures;
  • Aimer travailler dans un milieu exigeant et rigoureux;
  • Démontrer une capacité à apprendre rapidement;
  • Avoir une bonne résistance au stress.

 

OPC Événements offre une rémunération concurrentielle, des conditions de travail humaines et un environnement de travail stimulant. Nous invitons les candidats intéressés à nous faire parvenir leur curriculum vitae à l’attention de : Isabelle Moïse, à l’adresse suivante : cv@opcevenements.com

Nous remercions à l’avance tous les candidats. Cependant, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue. Nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi.

 

OPC Événements

124 rue McGill, Suite 200

Montréal (Québec) H2Y 2E5

 

(1) L’utilisation du masculin ne vise qu’à alléger le texte