Comment assurer un réseautage efficace lors de son événement

 

Aider vos participants à interagir, à communiquer et à échanger entre eux lors de votre événement est la manière la plus optimale d’assurer une expérience positive globale pour tous et chacun.

L’opportunité de rencontrer des mentors, clients, investisseurs ou partenaires influents et importants est l’une des raisons principales d’assister à un événement corporatif pour la grande majorité de vos participants.

Bien que l’ère des médias sociaux et des téléphones intelligents promeut dorénavant l’importance du réseautage sur une base quotidienne, les occasions de rencontrer ses pairs en face-à-face se présentent de moins en moins souvent.

En tant qu’organisateur d’événement, il est donc primordial d’encadrer les opportunités de réseautage de ses événements pour ne rien laisser au hasard et assurer une atmosphère conviviale et propice aux échanges d’affaires.   

Vous vous demandez comment y arriver ? Voici quelques idées !

 

  • Envoyer des communications claires détaillant toutes les différentes occasions pour faire du réseautage durant votre événement.

 

Avertissez d’avance vos participants des diverses occasions s’offrant à eux pour échanger avec leurs pairs durant votre événement.

Vous pourriez même en profiter pour donner des trucs de réseautage pour ceux dont cela n’est pas leur tasse de thé !

 

  • Bâtir une communauté en ligne.

 

Facilitez le réseautage lors de votre événement en créant une communauté en ligne où les participants peuvent communiquer et échanger avant, pendant et après l’événement. En plus, en y nommant vos participants les plus influents, vous pourriez attirer davantage de participants à votre événement. Lancez cette communauté plusieurs semaines avant l’événement afin de laisser le temps à ses utilisateurs de bien l’apprivoiser.

Adopter une solution de ce genre nécessite une dépense supplémentaire, mais cette dernière peut facilement se justifier. La plupart de ces solutions offrent la possibilité de promouvoir vos commanditaires et vos partenaires. Vous pourriez donc inclure cette visibilité à votre plan de commandites !

Les possibilités de ces solutions sont infinies. Vous pourriez offrir un service de rencontres B2B en jumelant les participants inscrits avec leurs offres et leurs demandes en corrélation, permettre aux utilisateurs d’envoyer des demandes de rencontres, afficher l’horaire de l’événement pour qu’il soit consulté sur des téléphones intelligents, promouvoir vos médias sociaux événementiels via la plateforme avec un fil Twitter, LinkedIn, etc.

Rencontrer de nouvelles personnes n’est utile que s’il y a un moyen efficace d’assurer des suivis par la suite. Une application mobile permet de faciliter et d’assurer ces suivis!

 

  • S’assurer que les étiquettes des noms des participants sont simple.

 

Ça paraît évident, mais cela peut avoir un immense impact sur votre événement. Les noms des participants, leurs titres et leurs lieux de résidence doivent être écrits en assez grosses lettres pour être lus facilement par les autres congressistes.

Ceci facilitera les présentations lors de votre événement et évitera des moments embarrassants.

Autre petit truc économique d’agence événementielle pour améliorer le réseautage à votre événement : l’utilisation de cartons d’identification interactifs.

 

  • Inclure des périodes précises destinées au réseautage.

 

Les horaires de la majorité des événements sont très condensés et laissent peu de temps pour discuter et échanger entre participants. Ceci est une grave erreur !

Comme organisateur d’événement , vous devez vous assurer que votre événement laisse quelques périodes libres pour que les gens puissent se rencontrer et discuter des conférences qu’ils viennent de voir. N’hésitez pas à indiquer ces périodes en tant que « Pause réseautage » dans votre programme. Ainsi, les participants seront au courant qu’elles existent vraiment !

Offrez des pauses avec nourriture et breuvages. Ces occasions seront populaires et achalandées. Ajoutez des tables circulaires pour que les gens puissent déposer leurs assiettes et leurs verres.

 

  • Encouragez les rotations de tables.

 

Pour la gestion d’événements de longue durée, planifiez un changement de table en mi-journée. Vous pourriez inclure cette information dans la cocarde de chaque participant à leur arrivée. Ainsi, chaque participant saura d’avance à quelle table se présenter en matinée et en après-midi. Ceci permettra à tous de doubler ses occasions de rencontres !

 

  • Recrutez des catalyseurs de réseautage.

Un grand pourcentage de gens n’est pas suffisamment à l’aise ou confiant pour débuter une conversation avec des étrangers. Si vous avez la possibilité d’avoir des hôtes et hôtesses à votre événement, assurez-vous qu’ils sont à l’aise avec le public et qu’ils seront proactifs pour aller chercher les participants demeurant dans leur coin afin d’échanger avec eux et de leur présenter de nouveaux contacts.

 

  • Offrir un programme « Souper avec des étrangers ».

 

Pour de plus longs colloques avec plusieurs visiteurs internationaux, vous pourriez offrir un programme « Souper avec des étrangers ». Ce service, offert sur une base volontaire, pourrait permettre aux participants qui le souhaitent de ne pas avoir à manger seuls durant les soirées libres et ainsi faire de nouvelles connaissances.

 

Sources :

http://blogues.radio-canada.ca/triplex/2011/03/01/les-medias-sociaux-un-incontournable-en-organisation-devenements/

http://www.converve.com/blog/detail/9-ways-to-encourage-networking-at-your-event/?no_cache=1

http://www.saaci.org/news/314321/Ways-to-Encourage-Networking-at-your-Event.htm

http://www.brollyevents.com/blog/6-ways-to-encourage-attendee-networking-at-your-event/2016/6/13

https://www.exordo.com/blog/5-ways-to-encourage-conference-networking/

https://www.gevme.com/blog/7-reasons-why-promoting-networking-at-an-event-will-improve-your-success/