Bien organiser son party du temps des fêtes du bureau
Être l’organisateur d’événement pour le party du temps des fêtes de son équipe de travail vient avec son lot de stress. En effet, vouloir plaire à la majorité tout en palliant avec des contraintes de temps et de budget n’est pas une mince affaire.
Pour ces raisons, nous avons préparé un petit guide pour une gestion d’événement réussie.
1. Choisir la date
Tout le monde a ses préférences pour un événement d’entreprise : un samedi pour se préparer librement avant d’aller s’amuser, un vendredi pour déjà être au bureau et éviter des déplacements supplémentaires, un jeudi puisque les vendredis et les samedis sont généralement dédiés à la famille et aux amis…
Chose certaine, les dates de début de semaine sont à proscrire. Après une soirée bien arrosée, la majorité des employés ne sera pas au summum de sa productivité.
La règle d’or ici est d’aller avec la majorité. Envoyez un sondage à vos collègues/employés et demandez-leur la date qui leur conviendrait le mieux.
Dès qu’une date est fixée, envoyer un « Save the Date » à tous afin d’assurer le meilleur taux de participation possible et ce, même si vous ne connaissez encore aucun autre détail sur votre événement.
2. Définir le budget
Avant de commencer à penser à quoi que ce soit, il faut connaître le budget est alloué à l’organisation : ce chiffre aura un impact majeur sur votre processus décisionnel. Le budget déterminera quel type de salle louer, quel budget attribuer à la décoration, etc. Gardez en tête que la fête sert à souligner le travail assidu des employés, il faut donc attribuer les sommes d’argent aux différents postes budgétaires en tenant compte de ce qui est important pour eux.
N’oubliez surtout pas de conserver un surplus pour les imprévus.
3. Choisir le thème
Le thème est le cœur d’un événement et se doit d’être intégré de manière organique à tous ses points de contact.
Durant le temps des fêtes, opter pour un thème soulignant cette période festive peut s’avérer une excellente idée. D’ailleurs, ce ne sont pas les choix qui manquent : un Noël traditionnel, un Noël vintage, « Winter Wonderland », l’après-ski, un Noël d’Hawaii, etc.
4. Trouver le lieu
Pour trouver l’endroit idéal, il importe de prendre le temps nécessaire pour faire ses recherches sur Internet, visiter les lieux trouvés et dresser une bonne liste de questions pour les gestionnaires de chaque emplacement. En effet, trouver un lieu bon marché mais ne pas avoir le droit de le décorer selon sa thématique serait regrettable.
Quelques idées d’endroits pour les Montréalais :
http://www.tourisme-montreal.org/meetings/2014/04/29/montreal-venues/
http://dailyhive.com/montreal/11-places-to-host-a-holiday-party-in-montreal
5.Faire vivre sa thématique
Une fois la thématique établie, effectuez une recherche approfondie sur cette dernière et faites une liste de tout ce que vous pouvez y associer. Lors de cette étape, considérez chaque moment et endroits clés de l’événement (l’entrée, le cocktail d’accueil, les centres de tables, le dîner, le dessert, la piste de danse, la musique, etc.) afin de déterminer comment vous pourriez y faire vivre votre thématique.
- La décoration
Si vous optez pour la thématique « Un Noël d’Hawaii », un ananas décoré pour le temps des fêtes serait préférable à un petit sapin traditionnel en tant que centre de table.
C’est le moment d’être créatif. Consultez Pinterest pour vous donner des idées. Par exemple, un papier peint réutilisable du temps des fêtes pourrait être idéal pour créer un « backdrop » de « photo booth ».
De plus, votre thématique guidera vos invités quant à leurs choix vestimentaires, ce qui ajoutera à votre décoration.
- La nourriture et les boissons
N’oubliez pas qu’il y a d’autres possibilités que de manger de la dinde durant le temps des fêtes ! Parlez à votre Chef ou à votre traiteur et demandez-leur ce que vous pourriez servir à vos invités afin d’être innovateur et d’épouser davantage votre thématique. Prenez en considération les restrictions et allergies alimentaires.
Choisissez votre boisson d’arrivée. Parmi les préférées du temps des fêtes, nous trouvons : les Winter Pimm’s, le vin chaud, le vin mousseux, etc. Encore une fois, c’est une belle occasion de servir un petit quelque chose de spécial pour donner un coup d’envoi au thème de la soirée.
Voici quelques idées : http://www.elle.fr/Noel/Cuisine/Menus-de-Noel/Cocktails-de-Noel/Avec-alcool
- La musique
La musique occupe une place importante dans le succès d’une soirée. Ici, on vous suggère de prendre en considération les goûts musicaux de votre audience.
Si vous en avez la chance, engager un DJ ou un band peut grandement faciliter le déroulement de la soirée. Toutefois, assurez-vous qu’ils sont ouverts aux demandes spéciales et qu’ils connaissent un large répertoire musical.
Sinon, il faudra préparer une playlist. Heureusement, Spotify propose plusieurs listes de musique déjà préparées et bien identifiées. Vous pourriez en sélectionner une plus calme soulignant le temps des fêtes pour le début de la soirée et, évoluer vers un répertoire plus dynamique de succès « pop » pour la partie dansante de la soirée.
- Les « nice to have »
Si votre budget vous le permet, voici quelques idées qui sont toujours grandement appréciées : un photographe/photobooth, donner des sacs surprises au départ des invités, une activité brise-glace, divers jeux lors de la soirée, etc.
Visualisez votre événement du point de vue d’un invité pour vous assurer que tout est à point.
6. Discours et remerciements
Comme certaines entreprises profitent de la fête du temps des fêtes pour remercier leurs employés et souligner leurs bons coups, une période de remerciements et de récompenses est souvent incontournable. Notre conseil ? Garder le tout court et dynamique. Les gens sont d’abord et avant tout présents pour s’amuser.
7. Les finalités à ne pas oublier
N’oubliez pas d’aider vos invités à trouver un moyen de rentrer chez eux après avoir fêté. Vous pouvez distribuer des coupons de taxi prépayés, louer les services d’une compagnie de chauffeurs d’autobus ou, simplement donner les coordonnées d’une compagnie de taxi disponible et responsable dans votre invitation. D’ailleurs une invitation formelle et claire avec tous les détails de l’événement se doit d’être envoyée au plus tard une semaine avant la date de ce dernier. Vous devez y indiquer au minimum : le lieu et les heures de la fête, la thématique, comment s’habiller et comment s’y rendre.
En tant qu’« event planner », vous devez veiller au bon déroulement de l’événement sur place, préparez un plan détaillé de chaque étape de la soirée que vous devrez avoir avec vous en tout temps. Assurez-vous de vous présenter à tous les fournisseurs sur place afin qu’ils sachent que vous êtes en charge.
8. L’après-fête
Envoyez un sondage de satisfaction afin de savoir ce qui a été apprécié et moins apprécié pour vous faciliter la tâche pour la prochaine édition !
N’hésitez pas à nous contacter pour de l’aide avec votre événement du temps des fêtes !
Sources :
https://blog.printsome.com/organise-awesome-office-christmas-party/
http://www.tourisme-montreal.org/meetings/2014/04/29/montreal-venues/
http://dailyhive.com/montreal/11-places-to-host-a-holiday-party-in-montreal
http://www.countryliving.com/diy-crafts/how-to/g2218/christmas-party-ideas/?slide=1