La création d’événements, c’est beaucoup plus complexe que d’organiser de simples partys ! Un organisateur d’événements doit se concentrer sur la raison d’être et les objectifs mêmes d’un événement pour en assurer une réalisation sans anicroches, ayant des retombées positives et concrètes pour l’hôte en question. Le but est d’assurer que l’investissement monétaire total soit porteur et réponde véritablement aux buts fixés. Le vrai travail se trouve dans tous les micro-détails à gérer avant, pendant et après l’événement.

Si vous avez déjà eu pour tâche d’organiser un grand rassemblement familial, vous savez à quel point on passe plus de temps à gérer et à s’inquiéter de son événement qu’à en profiter. Chose à savoir, les défis ne font que s’intensifier en ce qui concerne la gestion d’événements corporatifs dus à leur complexité et l’importance de leurs coûts et de leurs enjeux. Il importe donc de leur accorder l’attention essentielle qu’ils nécessitent pour assurer leur succès.

Une agence d’événementiel peut rendre ce processus plus facile, moins coûteux et immensément plus agréable. Elles font beaucoup plus que vous ne le pensez et ont généralement des forfaits de services répondant à la plupart des budgets.

Chez OPC, nos gestionnaires de projets et nos coordinatrices événementielles peuvent autant offrir une formule clé en main taillée sur mesure pour les besoins de nos clients, ou, assumer certains aspects bien ciblés d’un événement afin de soutenir et d’épauler ses hôtes.

Voici une idée générale de ce que l’on peut faire, présentée en neuf services.

Consultation et rôle-conseil

On vient de vous donner le rôle d’organiser un événement et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Il n’est pas nécessaire d’avoir déjà penser à tous ses aspects avant de nous contacter ! Notre équipe se fera un plaisir de « brainstormer » sur vos premières idées en considérant vos objectifs pour vous proposer des idées novatrices et uniques à votre marque, intégrées dans votre stratégie d’affaires. OPC peut même procéder à une analyse du marché en étudiant des événements similaires au vôtre pour vous aider à surpasser votre concurrence. Nos employés pourront vous aider à définir votre budget et à allouer les bons montants aux divers postes budgétaires selon vos besoins ainsi qu’à trouver une thématique intéressante pouvant amener votre événement encore plus loin.

Logistique événementiel

Un bon « event planner » se doit de devenir votre seul interlocuteur en assurant le lien avec tous les autres intervenants impliqués. Ceci simplifiera votre tâche afin que vous puissiez passer des moments de qualité avec vos invités.

En amont de l’événement, notre équipe veillera à préparer et à établir les échéanciers de travail, à effectuer la gestion financière et budgétaire, à rédiger les scénarios de déroulement des activités et à rechercher et gérer l’ensemble des fournisseurs requis afin de répondre à tous vos besoins, en passant de la nourriture aux besoins techniques.

Gestion des conférenciers

OPC peut proposer des sujets et des conférenciers en lien avec la thématique retenue, assurant continuité et cohérence dans votre contenu. Notre équipe peut vous conseiller sur le flux des présentations et en conceptualiser l’horaire. On assure les suivis visant à récupérer la documentation nécessaire de chaque présentateur, à confirmer leurs besoins particuliers et à récolter les autorisations nécessaires. Nous avons aussi développé une expertise en conception de programmes de conférences et d’ateliers spécialisés pour vraiment solliciter la participation de vos invités, assurant leur compréhension des messages clés livrés.

Gestion de salons d’exposition

Notre équipe peut offrir un service adapté à toutes sortes d’événements que ce soit un salon d’exposition international ou un plus modeste destiné à une clientèle ciblée. Nous pouvons gérer vos exposants afin d’obtenir leurs détails et leurs besoins, les assister pour répondre à leurs besoins spécifiques, leur élaborer un scénario de déroulement et produire votre guide de l’exposant.

Suivi des partenaires et des commanditaires

Les commanditaires et partenaires sont au cœur du succès de plusieurs événements. Il est donc essentiel d’assurer une gestion et un suivi personnalisé et de qualité auprès de ces derniers. OPC peut vous épauler dans cette gestion en établissant et en produisant des plans de partenariats et des plans d’action stratégiques sur mesure, en assurant le suivi des signatures de contrats et en gérant les besoins spéciaux des partenaires et invités VIP autant en amont de l’événement que sur place.

Idéation et création d’ambiance

Chaque événement nécessite une dose de créativité et notre équipe excelle en direction artistique. Nous nous ferons un plaisir de concevoir vos espaces et à créer des expériences inoubliables. Nous avons un vaste éventail de partenaires de choix qui sauront donner cette importance valeur ajoutée à votre événement en transportant vos invités dans des décors époustouflants. Avec les années, nous avons vraiment appris à travailler avec toutes sortes de budgets !

Gestion des inscriptions

L’inscription est l’un des premiers contacts avec les participants d’un événement et la qualité de l’expérience à ce moment peut grandement influencer leur appréciation. De la conception du formulaire d’inscription jusqu’au comptoir d’accueil, notre équipe s’assurera d’encadrer vos convives et de leur offrir un service chaleureux, simple et efficace comme s’ils étaient nos propres invités ! Nous veillerons aussi à produire des rapports d’inscription et de ventes, les porte-noms à utiliser sur place et à gérer vos bases de données.

Communications événementielles

OPC sait qu’un événement se doit de vivre avant, pendant et après son déploiement. Nos employés peuvent vous proposer des plans de communication stratégiques pour attirer le nombre souhaité d’invités à votre événement, leur fournir les informations nécessaires à leur participation et leur permettre de connecter les uns avec les autres pendant et après le déroulement. Après l’événement nous pouvons partager avec eux des souvenirs mémorables de leur participation et les informer des prochaines éditions par des communications officielles ou par la voie des médias sociaux. Nous avons l’habitude de travailler de concert avec des équipes de design graphique et connaissons les meilleurs producteurs d’outils promotionnels du Québec.

Plateforme de réseautage

Le réseautage est une des raisons premières pour laquelle un individu décide de s’inscrire à un événement. OPC peut vous offrir un service d’accélérateur pour le réseautage d’affaires avec une plateforme technologique fiable permettant aux participants de planifier des rencontres en tête à tête avec des partenaires potentiels, et ce, avant même d’arriver sur le site de votre événement. Notre solution diffère de celles de la concurrence comme nous offrons aussi un soutien technique rapide, en tout temps !

Pour clore, organiser un événement corporatif d’envergure nécessite beaucoup de travail et il est facile d’oublier des composantes importantes lorsqu’on manque de temps, d’aide ou d’expérience. N’hésitez pas à faire appel à des professionnels de confiance pour organiser un événement sans anicroches et digne de mention !