L’émergence des événements hybrides

Que ce soit pour garder le contact entre parents et amis, pour célébrer de petites ou grandes occasions ou pour le travail, la dernière année aura exposé presque tout le monde à une forme ou une autre d’événements virtuels. Alors que les efforts de vaccination prennent de plus en plus d’ampleur et qu’une lueur d’espoir vers l’allégement de certaines mesures sanitaires apparaît, un nouveau modèle d’événement est en train d’émerger soit les événements hybrides.

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

La définition est bien simple, comme le nom l’indique, un événement hybride combine à la fois des éléments virtuels et présentiels. À ses débuts, l’hybride ne signifiait guère plus qu’un événement diffusé en direct sur une plateforme virtuelle. Plutôt que de donner la même priorité aux deux publics, les balbutiements de l’événement hybride offraient simplement une communication unidirectionnelle de votre événement aux participants qui visualisent le contenu à distance.

Une nouvelle ère d’événement hybride est à nos portes. Les événements deviendront désormais une combinaison d’un événement physique avec des éléments d’une expérience numérique, entièrement fusionnés et fonctionnant en parfaite synchronisation. Une attention égale devra être accordée aux deux publics tout en créant du contenu unique et en ajoutant des éléments interactifs. Il sera intéressant de pouvoir faire interagir le public en présentiel  avec les participants numériques et vice-versa.

Ce type d’événement permet aux organisateurs de toucher un public plus large, faciliter l’atteinte de niveaux d’engagement plus élevés, élargir le retour sur investissement et créer de précieuses opportunités de réseautage. Cette stratégie événementielle correspond-elle aux objectifs de votre entreprise ?

Voici quelques éléments à prendre en compte.

Évaluer votre budget

Un événement hybride typique réunira certains participants à un ou plusieurs emplacements, situés à proximité du lieu de résidence des participants. Ceux qui ne peuvent y être physiquement rejoignent l’événement virtuellement via une plateforme en ligne. En limitant le nombre de personnes qui sera sur place, ce format permet de réduire les frais de déplacement pour les entreprises ainsi que les frais de location de salle ou de restauration pour les organisateurs.

Toutefois, il est important de prendre en compte qu’un événement hybride engendre des coûts liés aux éléments en présentiel tels que le lieu, la restauration ou le traiteur et les exigences audiovisuelles, ainsi qu’aux éléments numériques tels que la plateforme de diffusion en ligne, l’audio et les caméras nécessaires pour diffuser l’événement aux participants virtuels. Il est donc important d’évaluer sa capacité budgétaire pour élaborer ce type d’événement. Maintenez un horaire allégé et adaptez votre contenu.

Bien ficeler sa programmation

Avouons-le, l’épuisement lié aux interactions virtuelles est bien réel. Si certains participants peuvent gérer une journée complète de session en ligne, nous avons appris par expérience que la plupart des participants ne peuvent faire plus de quelques heures. Comment un événement peut-il être suffisamment long pour justifier sa présence en personne, mais suffisamment court pour retenir l’attention du public en ligne ? La réponse réside en partie dans la fragmentation du programme en section plus petite et plus digeste. Assurez-vous d’avoir un contenu pertinent, court et vif, avec un engagement de haute qualité qui ne manquera pas de laisser une impression durable sur votre public. Vos participants en présentiel vous en remercieront également, un événement d’une demi-journée, leur permettra de s’occuper de leur charge de travail régulière.

Engager votre public

Vos participants en présentiel bénéficieront du réseautage avec des collègues en pré-événement et ils pourront assister aux fonctions d’après événement, mais n’oubliez pas vos participants en ligne. Vos participants en présentiel ont-ils droit à un cocktail après l’événement ? Pourquoi ne pas envoyer une boîte de type cocktail préemballée à l’image de la marque de votre entreprise aux portes de vos participants virtuels ? Ou peut-être leur envoyer des bons de livraison de repas pour qu’ils puissent en profiter avec leur famille ce soir-là. De nombreuses entreprises ont fait pivoter leur service, créant des coffrets cadeaux uniques, des boîtes repas, etc., dont votre public en ligne peut bénéficier.

Plusieurs plateformes virtuelles offrent des options d’interactivité qui permettent également la connexion entre les participants. Pourquoi ne pas créer des tables rondes sur des sujets reliés à votre congrès où les participants peuvent échanger ou encore, offrir des rencontres B2B avec des experts ou entre les participants dans des salles virtuelles.

Vers les événements hybrides

Bien que beaucoup attendent avec impatience un retour à la « normale », les participants détermineront leur propre niveau de confort face au risque lorsqu’il s’agit d’assister à un événement en personne. En créant une opportunité pour certains délégués de se rencontrer physiquement en conformité aux exigences sanitaires, tout en soutenant d’autres objectifs tels que la gestion des coûts et les objectifs de durabilité, l’événement hybride semble être un excellent terrain d’entente.

L’équipe d’OPC Événements a su accompagner et conseiller nombreux clients dans leur transition vers le virtuel et maintenant, vers l’événement hybride.

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