L’importance d’avoir un bon animateur lors de votre événement
Être animateur d’événement n’est pas une mince tâche ! En effet, livrer une performance en temps réel devant un large public requiert plusieurs qualités et aptitudes qui peuvent nécessiter des années d’expérience à développer.
D’autre part, la gestion d’événements demande souvent des mois de laborieuses préparations pour un produit final ayant une très courte durée de vie – variant de quelques heures à quelques jours, tout au plus.
Bref, le choix de l’animateur n’est pas une composante à négliger comme il représente le fil conducteur d’un événement. C’est lui qui sera responsable de distribuer le droit de parole, de créer des liens entre les différents intervenants, de passer certains messages clés, de mettre en valeur les commanditaires, voire même d’améliorer l’image de marque de la compagnie hôte de l’événement en question. C’est le garant du rythme et il doit « faire vivre » l’événement en respectant la vision souhaitée par l’organisation. Il doit avoir une solide confiance en soi, faire preuve d’audace, être informé sur le sujet traité, être éloquent, pourvu de dynamisme et, dans la mesure du possible, posséder un sens de l’humour et de la répartie.
Un animateur d’événement a l’opportunité de transporter son public dans un voyage intellectuel et émotionnel pour le propulser vers un nouvel « endroit », position ou perspective. Évidemment, avec une présence de courte durée, il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’un animateur puisse régler des problèmes de longue date auxquels une entreprise est confrontée. Toutefois, grâce à son autorité temporaire, il est le véhicule par excellence pour inciter l’engagement de son auditoire et l’encourager à passer à l’action.
Chose à savoir, un animateur de renom attirera davantage de participants à votre événement et pourrait inciter l’attention continue de vos convives, mais, ce choix augmentera aussi considérablement les attentes de votre auditoire. Un animateur moins connu pourrait tout autant épater l’audience et fournir d’excellents résultats. Il est donc important de se poser les bonnes questions afin de trouver la meilleure personne possible pour combler cette position essentielle.
Un organisateur d’événements peut aider ses clients à trouver le parfait animateur pour leurs besoins. Voici quelques conseils pour trouver la perle rare.
Prôner une parfaite adéquation
Avant de s’arrêter sur un choix pour l’animation de son événement, il importe de s’avoir à qui l’on s’adressera. En effet, la manière d’engendrer une conversation avec des athlètes de haut niveau pourrait différer de celle d’adresser une cohorte de scientifiques. Le ton de l’animateur devra donc résonner avec l’audience.
Les animateurs viennent de tous les horizons avec un éventail d’expériences et d’expertises propre à chacun d’eux. Il est donc important, une fois le public cible défini, de bien comprendre le message que l’événement souhaite véhiculer. Si un événement a pour but d’aider une entreprise à performer mieux dans l’adoption du virage vert, un animateur travaillant pour une entreprise ultra polluante serait un choix hautement critiqué. Pour s’assurer d’opter pour la meilleure alternative, les demandes et les attentes du client doivent être très bien documentées.
En tant qu’entreprise événementielle, il importe de s’assurer que le client informe l’animateur sur les moments forts vécus par certains membres de l’audience au courant de l’année, des « inside jokes » du milieu ciblé, etc. Souligner ces informations permettra à l’animateur de développer une forte connexion avec son audience comme cette dernière se sentira davantage impliquée dans l’échange. D’ailleurs, un animateur performant possède généralement une aisance à jongler et à tisser des liens significatifs entre divers sujets.
Dénicher le parfait garant du rythme
Certains événements sont plus prompts aux « longueurs » que d’autres. On peut penser aux remises de prix, aux débats publics, etc. Ces types d’événements demandent un animateur possédant une bonne maîtrise du rythme, afin de poliment ramener les intervenants dans le vif du sujet, de céder le droit de parole, ou, de faire quelques blagues afin de revigorer l’audience au besoin. Il n’est pas nécessaire pour un animateur d’être un humoriste de renom, mais, il importe qu’il puisse engager la participation auprès de votre public cible. Son discours devrait contenir des questions et des interactions réfléchies en conséquence.
Notamment, l’ouverture de l’événement doit capter l’attention de l’audience et donner le ton à la journée en résumant le programme à venir. Les périodes d’après repas doivent engager l’audience avec dynamisme pour raviver la participation. La clôture de l’événement doit rassembler les messages significatifs de la journée et puiser dans les échanges ponctuels qui se seront déroulés, ce qui nécessite des compétences en improvisation et en synthèse d’informations complexes.
Respecter son budget
En plus de considérer l’audience et les besoins du client, l’event planner doit s’assurer que le choix de l’animateur se fait en respectant le budget. Les frais demandés, d’un animateur à un autre, fluctuent énormément et ces derniers prennent rarement en considération les frais de nourriture et d’hébergement. Il arrive aussi que certains ont des exigences particulières à faire respecter pour livrer leur performance. Il est important d’être à l’affût de ces exigences à l’avance pour assurer un déroulement sans anicroches.
Bien que certains animateurs de renom demandent des prix élevés, il est toujours possible de les négocier advenant que les deux parties puissent en bénéficier. Réfléchissez aux points suivants : votre événement est-il reconnu pour bien traiter ses collaborateurs ?, offre-t-il une opportunité d’exposition pour communiquer l’expertise de l’animateur à son bassin de clients idéal ?, se déroule-t-il dans un lieu intéressant proche duquel l’animateur possède une forte concentration de clients ? …
Bref, la pertinence d’un événement par rapport à l’expertise d’un animateur et la possibilité de développer de bonnes opportunités d’affaires pour lui peuvent être des moyens de négociations intéressants. Soyez allumés !
Avoir des attentes claires
Un client doit être clair par rapport à ses attentes envers l’animateur pour assurer que ce dernier puisse y répondre. Si le client désire que l’animateur reste pour une séance de rencontres, accompagne les délégués pour le déjeuner, etc., les cartes doivent être mises sur la table dès le départ. Ces activités supplémentaires sont une excellente occasion de tirer parti de l’intervenant pour obtenir un impact maximal auprès du public. Toutefois, il faut s’assurer qu’elles conviennent aux deux parties. Si le conférencier idéal ne peut pas répondre à ces exigences, réévaluez vos objectifs vers un niveau plus réaliste, ou, cherchez un autre intervenant qui peut vraiment vous livrer l’événement que vous aspirez réaliser.
En établissant clairement vos objectifs, vous vous assurerez que vos besoins sont satisfaits.
Prenez le temps de faire un appel de validation avant d’effectuer votre choix final. Passez en revue tous les détails, posez vos questions et assurez-vous que l’animateur en lice saura élever votre événement à son niveau souhaité.
Pour clore, choisir le bon animateur pour votre événement n’est pas aussi simple que de s’arrêter sur la célébrité du moment. Il existe une stratégie et un processus pour s’assurer d’avoir la bonne personne permettant d’atteindre les objectifs de votre événement.
En suivant ce processus, vous mettez toutes les chances de votre côté de choisir un animateur exceptionnel qui aura un impact positif sur votre auditoire, vos ventes de billets et votre taux de rétention !
Sources :
http://blog.animateur-evenementiel.fr/les-news/animateur-presentateur/
http://happening.ca/limportance-de-lanimation-vos-evenements/
https://www.eventbrite.co.uk/blog/event-speakers-ds00/