La conférence est parmi les types d’événements les plus populaires chez les gens d’affaires. Cependant, ce n’est pas parce que la demande pour ce type d’événement demeure importante que son succès en est pour autant garanti.

En effet, les entreprises d’événementiel reconnaissent un changement de mentalité chez les participants d’aujourd’hui. Ils ont de nouvelles attentes. La conférence traditionnelle ne leur suffit plus. Nous vivons dans l’ère de la gratification instantanée et nos événements doivent refléter cette nouvelle idéologie. Ils doivent être rythmés, intéressants et reconnaître et combler les divers besoins de chaque participant.

Créer de tels événements n’est pas une mince tâche, mais, en respectant certaines recommandations, il est possible d’y arriver !

Ayez une vision claire de votre événement

Les « event planners » savent que les décisions les plus importantes sont souvent prises au début du processus d’organisation. À cette période, il importe de bien définir les grandes idées que l’on souhaite communiquer et de s’assurer que chaque détail ajouté soit en accord avec le fil conducteur. Au fil des mois, des détails peuvent changer. La vision globale, elle, doit demeurer.

Dénichez l’espace idéal

Abandonnez les salles de conférences typiques des hôtels si vous le pouvez !  Les entreprises innovantes d’aujourd’hui ont complètement transformé leurs espaces de travail pour plaire et attirer les meilleurs joueurs des jeunes générations. Les espaces événementiels doivent suivre cette tendance.  Explorez des lieux inusités, tels que : musées, entrepôts, vignobles, parcs provinciaux et lofts.  Une bonne création d’événements se nourrit d’idées non conventionnelles. Les coordonnatrices événementielles de talent ont la capacité de savoir laisser tomber « ce qui est censé être fait » pour explorer de nouvelles avenues. Un exercice intéressant pour des organisateurs et organisatrices d’événements est de s’approprier le plan d’un événement-conférence et d’envisager des changements remettant en question toutes attentes des participants.

Trouvez des conférenciers à la hauteur

La perception erronée qu’un expert dans son domaine est nécessairement un conférencier intéressant aboutit souvent à des présentations arides et à sens unique. Les experts ont tendance à trop entrer dans les détails et à y perdre leur audience.

Pour remédier à cette situation, songez à envoyer un sondage à votre audience si vous la connaissez déjà. Ceci aidera votre expert à mieux bâtir sa présentation selon les connaissances préalables et les idées partagées par son public cible. Une conférence doit offrir à son audience quelque chose qu’un article ne peut pas. Elle implique un contact direct et en temps réel avec d’autres humains. Le locuteur doit donc bien utiliser cette rare et précieuse opportunité d’interagir de manière significative avec son audience.  N’hésitez pas à demander à voir le matériel de votre conférencier à l’avance pour éviter de soumettre vos participants à de longs blocs de texte ou encore, à un vocabulaire trop pointu. Encouragez l’utilisation de présentations claires et concises. Les gens se sont déplacés pour écouter, non pour lire.

Trouver la formule parfaite pour votre orateur 

Trouver le véhicule idéal pour qu’un orateur diffuse son contenu lui permettra de le faire d’une manière plus engageante et intéressante. Il existe beaucoup plus de formats que vous ne puissiez l’imaginer. En voici quelques-uns pour vous !

Les conférences-éclair Ce type de conférence accorde aux intervenants un temps limité (ex. dix minutes) pour présenter. Il peut se faire avec ou sans support visuel. Si l’orateur désire avoir un support visuel, il est recommandé de le préparer sans mot, avec images seulement. Ce format encourage l’orateur à expliquer son point de vue en se débarrassant des informations superflues pour mieux soutenir l’attention du public.

Les discothèques silencieuses Ce format – plus coûteux –  permet à plusieurs intervenants de parler en même temps, dans une même salle. Les délégués portent des casques sans fil avec différents canaux et peuvent choisir le conférencier qu’ils souhaitent écouter.  Cette approche permet aux délégués de toujours écouter quelque chose qui les intéresse. Les orateurs doivent toutefois porter des bloqueurs de son pour éviter d’être distraits par leurs homologues. Les participants, eux, sont encouragés au silence, ne montrant leur appréciation que par des applaudissements discrets.

Café du monde Ce format est simple, efficace et flexible et facilite les dialogues en grands groupes. Le processus commence par un premier tour de discussion à chaque table de participants, selon une question posée par l’animateur.  À la fin de chaque tour de discussion (temps limité), chaque convive de chaque table se déplace vers une nouvelle table pour recommencer l’exercice avec d’autres participants sur un différent sujet. Une fois le parcours complété, les points clés de chaque table sont présentés à l’ensemble du groupe pour une discussion collective finale.

Il y a tellement de façons différentes de modifier votre programme de conférences ! N’ayez pas peur de sortir des sentiers battus !

Trouvez l’adéquation parfaite entre divertissement et éducation

Les entreprises événementielles doivent garder en tête que les participants désirent s’amuser tout en s’éduquant et en réseautant. Elles doivent donc trouver l’équilibre parfait entre ces deux grandes idées et s’assurer que le divertissement proposé se synchronise bien avec l’agenda de l’événement.

Proposez une activité brise-glace où chaque participant reçoit une liste de questions dans sa cocarde. Cette liste encourage à questionner d’autres invités sur des sujets liés à la conférence pour stimuler le réseautage. Ceux ayant répondu à chaque question en interrogeant toujours un nouveau participant peuvent remettre leur carton comme bon de participation à un tirage. Par exemple, les prix pourraient être des cadeaux des commanditaires !

Proposez un horaire moins rigide

Évitez à tout prix les horaires trop rigides. Proposez plutôt différents moyens à vos participants de structurer leur journée en fonction de leurs besoins individuels.

Par exemple, vous pourriez prévoir des blocs de temps libre et installer un comptoir-discussion au coin pause. Demandez à vos conférenciers d’y venir après leur présentation pour les faire interagir avec les participants qui ne souhaitaient pas poser leurs questions devant tous.

Pour conclure,  Le secret, c’est de savoir oser !

Sources :

https://www.eventbrite.com/blog/reinvent-conference-format-ds00/

https://thebestschools.org/magazine/edutainment-gamify-education/

https://www.exhibitoronline.com/topics/article.asp?ID=1134

https://www.eventbrite.co.uk/blog/formats-to-refresh-your-conference-ds00/

https://blog.sli.do/5-creative-ideas-for-conference-sessions/

https://opinionator.blogs.nytimes.com/2015/05/04/the-conference-manifesto/?_r=1

https://www.inc.com/rob-locascio/5-ways-to-make-sure-your-next-conference-doesn-t-suck.html